Airbus optimiert Reisebuchungslösung mit KDS

Mit der bewährten KDS-Lösung wird die Online-Reisebuchung für den führenden Flugzeughersteller zum großen Erfolg!

Der Hintergrund

Mit dem modernsten und umfassendsten Produktangebot ist Airbus heute ein international agierendes Unternehmen und verfügt über Entwicklungs- und Fertigungsanlagen in Frankreich, Deutschland, Großbritannien und Spanien sowie Niederlassungen in den USA, China, Japan und dem Mittleren Osten. Mit Hauptsitz im französischen Toulouse gehört das Unternehmen zu 80% der EADS und zu 20% der BAE Systems und trägt deshalb die Bezeichnung: „an EADS joint venture with BAE Systems”. Airbus verfügt weltweit über fünf Ersatzteilzentren, 120 Anlagen und drei vollständig ausgerüstete Schulungszentren in Toulouse, Miami und Beijing. Die Vormontagen für die Airbus-Einzelteile sind auf 16 europäische Standorte verteilt, die Endmontage erfolgt in Toulouse und Hamburg. Als zentraler Punkt der Firmenphilosophie verpflichtet sich Airbus in allen seinen Geschäftsbereichen stets einen innovativen Ansatz zu verfolgen – insbesondere natürlich im Bereich Technologie. So ist das Unternehmen stolz auf seine geleisteten Innovationen – sei es bei seinen Kernprodukten wie dem A380 oder auch bei internen Vorgängen wie den Reisetools und –Technologien. In seinem Bestreben, stets in den verschiedenen Geschäftsbereichen innovativ zu bleiben, erfährt Airbus dabei von KDS entscheidende Unterstützung.

Die Zielsetzungen

Airbus gibt jährlich für Geschäftreisen insgesamt € 200 Millionen aus. Airbus war sich im Klaren darüber, dass dieser Kostenfaktor ein großes Einsparungspotenzial beinhaltete und durch den Einsatz eines intelligenten Online-Tools signifikant optimiert werden könnte. Im März 2005 begann das Unternehmen daher auf dem Markt nach einer entsprechenden Lösung zu suchen. Dabei sollte als eines der Hauptziele ein Service eingeführt werden, der Mitarbeitern die Reiseplanung erleichtern und gleichzeitig durch die Senkung von Transaktionsgebühren und durchschnittlichen Ticketpreisen signifikant Kosten einsparen würde. Eine Analyse des Reisebuchungsverhaltens im Unternehmen brachte ein stark variierendes, heterogenes Reisebuchungsverhalten der Mitarbeiter zu Tage. Airbus wollte diese Verhaltensmuster aufbrechen, um Kosteneinsparungen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien voranzutreiben. Gleichzeitig sollten das Lieferantenmanagement sowie Steuerungsfunktionen optimiert werden.

Die Lösung

Für Airbus war es entscheidend, dass das zukünftige Online-Tool über eine Funktionalität verfügte, mit sich ein Standard zur Buchung von Flugreisen, Charterflügen und Bahnreisen in verschiedene Ländern integrieren ließe. Da Airbus regelmäßige Charterservices zwischen den wichtigsten Niederlassungen in Europa, wie z.B. Toulouse, Bristol und Hamburg, anbietet, wollte das Unternehmen erreichen, dass Mitarbeiter wann immer möglich auf dieses Angebot zugriffen. Darüber hinaus sollte die Lösung Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Angebote von Billigflug- und Billigbahnreisenanbietern in Anspruch zu nehmen, sowie ein „Best-Buy-and-Missed-Savings“ Konzept einzuführen.

James Westgarth
Manager, Reisetechnologie

Um diesen Herausforderungen optimal zu begegnen, entschied sich Airbus für den Einsatz der Lösung KDS Corporate. Mitarbeiter können jetzt ihre Reisen direkt von ihrem Bürocomputer aus buchen sowie ihren Reiseverlauf von einem entfernten Standort aus prüfen und gegebenenfalls verändern. Über das Airbus-Intranet können Mitarbeiter auf das Buchungssystem zugreifen und rund um die Uhr reguläre Flüge sowie Charterflüge, Hotels und Mietwagen von jedem beliebigen Standort aus buchen.
Die administrativen Vorteile des Buchungssystems liegen vor allem in der besseren Kontrolle der unternehmensinternen Reiserichtlinien und im Best-Buy-Buchungsverhalten.

Die Kerntechnologie der KDS-Lösung bietet:

• Eine globale, für den Weltmarkt entwickelte Lösung, die elf Sprachen und mehr als 170 Währungen unterstützt.
• Verschiedene, für ein umfassendes Reisemanagement entsprechend konfigurierte Reiseinformationsquellen (GDS, Anbieter-Websites, webgestützte Informationen).
• Direkter Zugriff auf zuvor ausgehandelte Tickettarife, Übernachtungspreise and Flugreisezeiten.
• Eine intelligente, leistungsstarke Reisesuchmaschine.

Die Reiserichtlinien

Die KDS-Lösung unterstützt Airbus dabei, seine Ziele bezüglich der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu erreichen. Mit einem Klick können entsprechenden Anbieter-Richtlinien erstellt werden. So kann das Reisetechnologieteam beispielsweise das System so konfigurieren, dass für eine Fluggesellschaft nur bestimmte Routen angezeigt bzw. bestimmte Fluggesellschaften auf spezifischen Routen ausgeblendet werden. Das Online-Buchungstool bietet eine hohe Flexibilität, indem es in einer einzigen Applikation sowohl die Anwendung von landesspezifischen Bestimmungen ermöglicht als auch Prozesse im gesamten Unternehmen harmonisiert.
Zudem macht die Lösung sofort auf „Missed Savings“, d.h. ungenutzte Einsparungen, aufmerksam. Sollte sich ein Nutzer gegen die bevorzugte Option entscheiden wird er vom System aufgefordert, seine nicht mit der Unternehmenspolitik übereinstimmende Wahl zu begründen.

Die Implementierung

Bei der Implementierung der Online-Reisebuchungslösung von KDS verfolgte Airbus drei Hauptziele, die in Zusammenarbeit mit KDS erreicht wurden:

1. Konfiguration der Lösung unter Berücksichtigung der von Airbus festgelegten Reiserichtlinien
2. Nahtlose Integration der Technologie in das von Airbus verwendete Reisekostenabrechnungstool.
3. Bereitstellung eines umfassenden Change Management Programms, einschließlich Kommunikationskampagnen, Gruppen- und Einzelschulungen sowie Awareness Sessions für Airbus-Mitarbeiter.

Die Vorteile

Die KDS-Lösung, intern von Airbus als „u.go offers“ bezeichnet, wurde im Oktober 2005 für die 4000 Mitarbeiter im Hauptsitz in Toulouse zugänglich gemacht. Als Ziel setze sich das Unternehmen eine Akzeptanzrate von 60 % für sämtliche Reisen. Bereits im April 2006 war diese Zahl mit fünfzehntausend Buchungen auf 70 % angestiegen. Bei den 13 meist genutzten Städteverbindungen konnte sogar eine Akzeptanz von 80 % erreicht werden. Zudem unterstützt die Lösung verstärkt die Auslastung der von Airbus angebotenen Charterflüge.

Airbus verzeichnet seit dem Einsatz der KDS-Lösung eine signifikante Reduzierung der durchschnittlichen Ticketpreise. Die von den Airbus-Mitarbeitern in Anspruch genommenen Reiserouten verlaufen im Wesentlichen innerhalb Europas. Die Einsparungen pro Routensegment werden von Airbus auf € 50 geschätzt. Rechnet man diesen Betrag auf die Gesamtsumme aller über die KDS-Online-Lösung gebuchten Airbus Reisen hoch, zeigt sich das enorme Einsparungspotenzial der Lösung.

Airbus selbst schätzt diese Einsparungen auf eine sechsstellige Zahl pro Jahr und sieht die Investitionsrentabilität binnen eines Jahres nach der Einführung des KDS-Tools als erreichbar an.

Die zentrale Plattform gestaltet Reiseplanung und -buchungen effektiv und zeitsparend, reduziert Reisekosten und erleichtert die Verwaltung von Informationen. Die KDS-Technologie unterstützt die Airbus-Mitarbeiter dabei, die Reiserichtlinien des Unternehmens einzuhalten, indem das Tool klar und deutlich bevorzugte Optionen anzeigt und ausgehandelte Preisvereinbarungen zugrunde legt.

Die Plattform ist optimal auf die Anforderungen der Airbus Mitarbeiter abgestimmt und so will Airbus noch vor Ende 2006 weiteren 49.000 Mitarbeitern den Zugang zum Tool ermöglichen.

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