Mitarbeiter betrachten Reisekostenabrechnung als notwendiges Übel!

KDS gibt Ergebnisse der ersten weltweiten Umfrage zur Reisekostenabrechnung bekannt

Wichtigste Ergebnisse auf einen Blick:

Reisekosten werden bei 63% aller Unternehmen weltweit noch manuell abgerechnet
Selbständigkeit und Produktivität der Mitarbeiter wird durch derzeitige Reisekostenverwaltungssysteme eingeschränkt
Nur 20% Angestellte, die tatsächlich schummeln, aber 80%, die wüssten wie es geht
Einfache Lösungen werden vernachlässigt

Frankfurt, 12. Juli 2007 - KDS, der europäische Marktführer im Bereich bedarfsgerechter Reisebuchungs- und -abrechnungslösungen, gibt die Resultate seiner im Mai 2007 international durchgeführten Internet-Umfrage zum Reisekostenmanagement in Unternehmen bekannt. Die Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass die Reisekostenabrechnung mehrheitlich als Verlust wichtiger Arbeitszeit angesehen wird! In der Praxis stellt die Reisekostenabrechnung ein vielschichtiges Problem dar. Um dieses zu lösen, werden die Abrechnungen bei 63% der Unternehmen nach wie vor manuell (Offline und ohne Tabellenkalkulationslösung) abgewickelt. Trotz des hohen Aufwands und des Fehlens geeigneter Abrechnungstools wird der Abrechnungsvorgang nicht ausgelagert, sondern von 83% der befragten Unternehmen noch intern abgewickelt. Praktische Lösungen und notwendige Richtlinien für die Abrechnung der Reisekosten fehlen meist. Mehr als ein Drittel der Befragten gibt an, dass die Vorgaben zur Reisekostenabrechnung ihre Selbständigkeit und teilweise sogar ihre persönliche Leistungsfähigkeit einschränken.

„Die KDS Umfrage zeigt, dass die Reisekostenabrechnung eine vielschichtige Herausforderung ist. Unternehmen können diese meist nicht vollständig erfassen und erkennen nicht die ganze Tragweite“, meint Frank Füllbeck, Sales Director von KDS Deutschland. “So werden die signifikanten Einsparungs- und Produktivitätspotenziale, die in der Reisekostenabrechnung liegen, häufig nicht gezielt adressiert.“

Da die Mehrzahl der Unternehmen keine Software-Lösung für die Reisekostenabrechnung einsetzt, existiert eine Vielzahl anderer Methoden:

57% der Befragten geben an, eine Firmenkreditkarte zu besitzen, die entweder ihr persönliches Konto belastet oder das des Unternehmens. Diese Zahlungsweise scheint hauptsächlich bei sehr großen Unternehmen oder kleinen und mittelständischen Unternehmen auf Geschäftsführungsebene genutzt zu werden.
Die Mehrzahl der Befragten (56%) gibt an, dass sie ihre Reisekosten einmal pro Monat abrechnet, was der generell empfohlenen Häufigkeit entspricht. Daneben erledigen mehr als 26% der Befragten ihre Reisekostenabrechnungen viermal oder häufiger pro Monat, was unnötige Bearbeitungszeiten verursacht.
Trotz der überwiegend manuellen Bearbeitung werden den Mitarbeitern i.d.R. die Reisekosten relativ schnell rückerstattet. 79% der Befragten geben an, dass ihre Kosten binnen eines Monats, häufig sogar innerhalb einer Woche gedeckt werden.

Mogeln bei der Abrechnung

Fast 20% der Befragten geben zu, bei ihrer Reisekostenabrechnung schon einmal geschummelt zu haben. Daraus lässt sich schließen, dass 80% der Befragten tugendhaft sind. 76% kennen jedoch Schlupflöcher, um bei der Reisekostenabrechnung zu mogeln. In Großbritannien wird für Schummeleien am ehesten die Taxiquittung verwendet, wohingegen die Franzosen eher Möglichkeiten bei der Abrechnung des Kilometergeldes und Restaurantbelegen sehen.

Empfehlungen und Best Practices

Als Spezialist der Reisekostenverwaltung und der Kostensenkung bei Geschäftsreisen besitzt KDS umfassende Erfahrungswerte. Unabhängig von der integrierten KDS-Lösung im Unternehmen, empfiehlt KDS den Unternehmen auch die Einhaltung gewisser Richtlinien und Best Practices, die sie dabei unterstützen, ihre Reisekosten besser zu verwalten und abzurechnen:

Mitarbeiter sollten mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet werden, die über das persönliche Konto abgerechnet wird
Die Reisekostenabrechnung sollte einmal im Monat erfolgen
Es ist sinnvoll, Ausgaben zu analysieren und zusammenzufassen, um so potentielle Partnerfirmen zu identifizieren, mit denen evtl. vergünstigte Tarife ausgehandelt werden können (z.B. Hotel, Autovermietung etc.)
Papierflut sollte man vermeiden und durch Digitalisierung der Belege und Genehmigung online oder per E-Mail vereinfachen
Die Anzahl an Ausgabenkategorien sollte reduziert werden, um Verwechslungen zu vermeiden und gleichzeitig verbesserte Analysemöglichkeiten zu gewährleisten
Eine stichprobenartige Kontrolle der Reisekostenabrechnungen sollte durchgeführt werden

Hinweis an die Redaktion: Ein ausführliches Exemplar der Studie ist bei eloquenza pr auf Anfrage erhältlich: Per E-Mail an: kds@eloquenza.de oder telefonisch unter: 089 24 20 38 0.

Pressekontakt
eloquenza pr gmbh
Svenja Op gen Oorth/ Leonie Böhringer
Dianastr. 2
D-80538 München
Tel: +49 (0)89 242038-0
E-Mail: kds@eloquenza.de