KDS Expense

Kosten im Visier

KDS Corporate, eine On-Demand Lösung zur Verwaltung von Geschäftsreisebuchungen und Spesenabrechnungen (Travel und Expense, T&E), bietet internationalen Unternehmen die zur Buchungsbearbeitung nötige Flexibilität, Zuverlässigkeit und Kontrolle.

Dank umfangreicher Kontrolloptionen ermöglicht KDS Corporate die Umsetzung einer eigenen Travel & Expense Management-Strategie im Unternehmen. Die Lösung erlaubt eine einheitliche Umsetzung von Unternehmensrichtlinien, schnelle und leistungsstarke Suchmöglichkeiten von verfügbaren Verkehrsmitteln und kundenspezifische Kostenberichts-Konfigurationen zur Vereinfachung von Buchführungseinstellungen und -berichten. Auf interner Ebene gewährleisten Unternehmen somit einen effektiven Umgang mit Reisekosten. Zudem können sie KDS Corporate auch zur Optimierung ihrer Lieferantenbeziehungen heranziehen.

Durch die Bündelung des Travel & Expense Managements in einem einheitlichen System können die Betriebskosten signifikant reduziert und gleichzeitig die Akzeptanz- und Nutzungsrate maximiert werden.

Dank innovativster Application Service Provider (ASP)-Technologie bietet KDS Corporate erstklassigen Service für das Reisekosten-Management über das Internet. Die zweite Generation der Travel & Expense Management Lösung basiert auf Web 2.0 sowie auf einer Service orientierten Architektur (SOA). Mit Hilfe dieser Architektur kann KDS schneller und kostengünstiger auf veränderte Marktbedingungen reagieren. Die neue Architektur bietet neben weiteren Vorteilen optimale Sicherheitsgarantien. Nutzern erscheint KDS wie eine Desktop-Anwendung: Sie erhalten Zugang zu intuitiven, schnellen und zuverlässigen Dienstleistungen.

Auch die Implementierung der KDS Corporate On-Demand ASP-Lösung gestaltet sich schnell und ohne Integrationsprobleme auf der Kundenebene. Dank des System Managements und Hostings durch KDS in einem sicheren Umfeld ist das System immer aktuell und verfügbar. Das IT-Team kann sich so einfach auf seine Hauptaufgaben konzentrieren.

Neues Umfeld, neue Chancen

KDS weiß, wie verlockend es ist, Spesen und Erstattungen auf herkömmliche Weise zu bearbeiten; ohne triftigen Grund erscheint die Veränderung einer tief verwurzelten Arbeitsweise zunächst ein wenig abschreckend. KDS weiß aber auch, dass es jetzt immer dringlicher wird sich mit einer Veränderung in diesem Bereich auseinander zu setzen:

• In ca. 50 Prozent aller Unternehmen ereignen sich interne Betrugsfälle – dabei stehen 25 Prozent dieser Fälle im Zusammenhang mit Spesen
• Mit KDS Corporate können die Expense Management Kosten um bis zu 80 Prozent und somit die durchschnittlichen Bearbeitungskosten auf rund €15 reduziert werden – derzeit belaufen sich die Kosten für die manuelle Bearbeitung auf rund €100!
• Strenge Buchführungsvorschriften nach Sarbanes-Oxley (SOX) erfordern die vollständige Transparenz der Rechnungslegung einschließlich Speseneinreichung und -erstattung

Diese Gründe allein machen die Reaktion bereits schlüssig, ein automatisiertes Expense Management System einzusetzen. Darüber hinaus bietet KDS aber auch noch großes proaktives Optimierungspotenzial. Viele Unternehmen beispielsweise arbeiten heute immer noch mit einer Vielzahl von Spesenformularen, die je nach Abteilung anders sein und unterschiedlichen Einreichungs- und Genehmigungsverfahren unterliegen können. Damit entsteht ein extrem komplexer Expense Management Zyklus, der im Unternehmen kaum exakt nachvollziehbar oder nachprüfbar ist.

KDS Corporate entwirrt das Durcheinander und räumt auf: Durch eine zentralisierte Spesenkontrolle und optimierte Transparenz reduziert die Lösung Fehler bei der Einreichung und bei der Zuordnung von Spesen und erleichtert die Umsetzung von Spesenrichtlinien. Anstatt einen ganzen Ordner voller vom Mitarbeiter gesammelter Excel-Dateien, Faxe, Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen durchsehen zu müssen, können die Abrechungsverantwortlichen quer durch alle Abteilungen, Niederlassungen und sogar im Ausland auf ein gestrafftes, einheitliches System zugreifen. Gerade Unternehmen, die sehr viele Spesenabrechnungen im Monat bearbeiten, profitieren besonders von KDS Corporate und können meist nach weniger als zwei Jahren einen entsprechend positiveren ROI verzeichnen.

Die Bündelung von Travel & Expense

Die einfache Speseneinreichung und -erstattung von KDS Corporate basiert auf der Erfahrung, dass Spesen in erster Linie bei Geschäftsreisen anfallen. KDS Corporate beschleunigt Buchführungsprozesse durch eine automatisierte Spesenabstimmung. Bei der Buchung von Reisen über KDS Corporate werden zum Beispiel automatisch Spesenberichte mit relevanten Positionen erstellt, die Fahrpreise, Mietwagentarife und Hotelkosten enthalten – wenn die Kosten nicht übereinstimmen, erhalten die Verantwortlichen direkt Hinweise.

Unternehmenskreditkarten bieten ebenfalls viele Verbesserungsmöglichkeiten. Die Verwendung von Firmenkreditkarten kann das Verfahren beschleunigen, da darauf gebuchte Spesen automatisch in den Spesenberichten erfasst werden. Diesen Posten werden - wie auch den auf Geschäftsreisen gesammelten Rechnungen – Strichcodes zugeordnet, die dafür sorgen, dass Spesenberichte und Nachweise übereinstimmend bleiben. Die Fehlerquote durch manuelle Falscheingaben kann so gesenkt und das Bewilligungsverfahren gestrafft werden.

Die Verwendung einer einzigen Anwendung zum Management von Travel & Expense-Prozessen im Unternehmen senkt die Gesamtbetriebskosten. Die Bereiche Geschäftsreisen und Spesen mit einer Lösung abzubilden lässt zudem die gesamten Prozesse schneller, einfacher und intuitiver ablaufen als dies beim Einsatz zweier unterschiedlicher Tools der Fall wäre.

Zudem werden durch eine integrierte Lösung Schulungs- und Kommunikationsprogramme für Mitarbeiter stark vereinfacht. Dies fördert die Akzeptanz im Unternehmen, denn Nutzer wissen eine Anwendung zu schätzen, die es ihnen ermöglicht, alle im Zusammenhang mit Reisen stehenden Vorgänge mit einer einzigen Lösung zu bearbeiten.

Vorteile von KDS Corporate

KDS Corporate wurde mit einem Fokus auf die Kundenbedürfnisse und Markttrends entwickelt, um Expense Management einfacher, genauer und für das gesamte Unternehmen optimaler zu gestalten. KDS Corporate beinhaltet:

Fortschrittliche Funktionalität für das Tagesgeschäft

• Automatisierte Spesenabstimmung mit Reiseanbietern
• Einlesen von Kreditkartenbelastungen
• Interne Erstattung und Erstattung über Gehaltsabrechnung
• Zuordnung von mehreren Projektcodes
• Echtzeit-Unternehmensrichtlinien auf der Benutzeroberfläche zur besseren Umsetzung von Unternehmensrichtlinien

Länderübergreifende Funktionen

KDS ist sich bewusst, dass Expense Management im Zuge der Globalisierung noch anspruchsvoller werden kann. Der Einsatz von KDS Corporate kann viele Hindernisse aus dem Weg räumen, die in der Vergangenheit die länderübergreifende Nachverfolgung von Spesen erschwert haben:

• Anzeige zurückliegender sowie aktueller Währungskurse ermöglichen regionale Preisvergleiche
• Spesenberichte mit unterschiedlichen Währungseinheiten auf Basis einer Grundwährung ermöglichen der Firmenzentrale Spesenberichte aus dem Ausland ohne umständliche manuelle Währungsumrechnung.
• Länderspezifische Kilometergeldberechnungen erleichtern eine genaue Kontrolle in den einzelnen Regionen bzw. Ländern (z.B. variiert das persönliche Kilometergeld gemäß dem britischen Finanzamt, oder es wird, wie in Belgien, auf Grund unterschiedlicher Standards, wie PS bzw. KW, berechnet).

Unternehmensabläufe

Die KDS Corporate Travel & Expense Reporting Features ermöglichen es Unternehmen, detaillierte Informationen über Ausgaben zu erhalten, die sie zur Optimierung von Richtlinien und Verträgen brauchen. In einem zunehmend strenger regulierten Umfeld ist es für Unternehmen von höchster Wichtigkeit, vollständige und übersichtliche Dokumentationen der Geschäftsabläufe bereitstellen zu können:

• Reporting-Funktionalitäten stellen ein Hauptelement von KDS Corporate dar: als Standalone-Lösung mit intuitiver und flexibler Berichterstellung sowie integriert mit bewährten Business Intelligence Tools.
• Mit der Nachverfolgbarkeit des Prozessablaufs sowie mehrstufigen Genehmigungsverfahren kann die Lösung umgehend Engpässe im Erstattungsverfahren identifizieren und helfen, diese zu verhindern.
• Die Mehrwertsteuer-Rückerstattungs-Funktion unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung und Bearbeitung von Steuervorgaben
• Features zur Selbstkontrolle wie Betrugsaufdeckung, Erkennung von doppelten Forderungen und eine umfassende Ablaufdokumentation unterstützen bei der Einhaltung und Umsetzung von Sarbanes-Oxley-Bestimmungen (SOX)

KDS Professional Services: Ihr Projekterfolg

Technologie ist immer nur ein Teil des Erfolgs: KDS Corporate entfaltet bei einem unternehmensweiten und einheitlichen Einsatz ein enormes Optimierungspotenzial. Die KDS Professional Services helfen Unternehmen bei der Umstellung auf die Lösung, indem sie direkt mit ihnen und deren Expense Management Teams zusammenarbeiten. Während des gesamten Prozesses – von den ersten Projektphasen bis zur endgültigen Implementierung – hat Professional Services die Unternehmensziele ihrer Kunden immer im Blick. Dienstleistungen umfassen Beratung, Projektmanagement, kundenspezifische Anpassung, Verwaltung, technische Implementierung, Integrierungsservices, Change Management, Einrichtung und Help Desk Support