Reisekostenabrechnung

Mitarbeiter betrachten Reisekostenabrechnung als notwendiges Übel!

mhanus — Thu, 12 Jul 2007 18:06:16 +0200

12/07/2007

KDS gibt Ergebnisse der ersten weltweiten Umfrage zur Reisekostenabrechnung bekannt

Wichtigste Ergebnisse auf einen Blick:

Reisekosten werden bei 63% aller Unternehmen weltweit noch manuell abgerechnet
Selbständigkeit und Produktivität der Mitarbeiter wird durch derzeitige Reisekostenverwaltungssysteme eingeschränkt
Nur 20% Angestellte, die tatsächlich schummeln, aber 80%, die wüssten wie es geht
Einfache Lösungen werden vernachlässigt

Frankfurt, 12. Juli 2007 - KDS, der europäische Marktführer im Bereich bedarfsgerechter Reisebuchungs- und -abrechnungslösungen, gibt die Resultate seiner im Mai 2007 international durchgeführten Internet-Umfrage zum Reisekostenmanagement in Unternehmen bekannt. Die Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass die Reisekostenabrechnung mehrheitlich als Verlust wichtiger Arbeitszeit angesehen wird! In der Praxis stellt die Reisekostenabrechnung ein vielschichtiges Problem dar. Um dieses zu lösen, werden die Abrechnungen bei 63% der Unternehmen nach wie vor manuell (Offline und ohne Tabellenkalkulationslösung) abgewickelt. Trotz des hohen Aufwands und des Fehlens geeigneter Abrechnungstools wird der Abrechnungsvorgang nicht ausgelagert, sondern von 83% der befragten Unternehmen noch intern abgewickelt. Praktische Lösungen und notwendige Richtlinien für die Abrechnung der Reisekosten fehlen meist. Mehr als ein Drittel der Befragten gibt an, dass die Vorgaben zur Reisekostenabrechnung ihre Selbständigkeit und teilweise sogar ihre persönliche Leistungsfähigkeit einschränken.

„Die KDS Umfrage zeigt, dass die Reisekostenabrechnung eine vielschichtige Herausforderung ist. Unternehmen können diese meist nicht vollständig erfassen und erkennen nicht die ganze Tragweite“, meint Frank Füllbeck, Sales Director von KDS Deutschland. “So werden die signifikanten Einsparungs- und Produktivitätspotenziale, die in der Reisekostenabrechnung liegen, häufig nicht gezielt adressiert.“

Da die Mehrzahl der Unternehmen keine Software-Lösung für die Reisekostenabrechnung einsetzt, existiert eine Vielzahl anderer Methoden:

57% der Befragten geben an, eine Firmenkreditkarte zu besitzen, die entweder ihr persönliches Konto belastet oder das des Unternehmens. Diese Zahlungsweise scheint hauptsächlich bei sehr großen Unternehmen oder kleinen und mittelständischen Unternehmen auf Geschäftsführungsebene genutzt zu werden.
Die Mehrzahl der Befragten (56%) gibt an, dass sie ihre Reisekosten einmal pro Monat abrechnet, was der generell empfohlenen Häufigkeit entspricht. Daneben erledigen mehr als 26% der Befragten ihre Reisekostenabrechnungen viermal oder häufiger pro Monat, was unnötige Bearbeitungszeiten verursacht.
Trotz der überwiegend manuellen Bearbeitung werden den Mitarbeitern i.d.R. die Reisekosten relativ schnell rückerstattet. 79% der Befragten geben an, dass ihre Kosten binnen eines Monats, häufig sogar innerhalb einer Woche gedeckt werden.

Mogeln bei der Abrechnung

Fast 20% der Befragten geben zu, bei ihrer Reisekostenabrechnung schon einmal geschummelt zu haben. Daraus lässt sich schließen, dass 80% der Befragten tugendhaft sind. 76% kennen jedoch Schlupflöcher, um bei der Reisekostenabrechnung zu mogeln. In Großbritannien wird für Schummeleien am ehesten die Taxiquittung verwendet, wohingegen die Franzosen eher Möglichkeiten bei der Abrechnung des Kilometergeldes und Restaurantbelegen sehen.

Empfehlungen und Best Practices

Als Spezialist der Reisekostenverwaltung und der Kostensenkung bei Geschäftsreisen besitzt KDS umfassende Erfahrungswerte. Unabhängig von der integrierten KDS-Lösung im Unternehmen, empfiehlt KDS den Unternehmen auch die Einhaltung gewisser Richtlinien und Best Practices, die sie dabei unterstützen, ihre Reisekosten besser zu verwalten und abzurechnen:

Mitarbeiter sollten mit einer Firmenkreditkarte ausgestattet werden, die über das persönliche Konto abgerechnet wird
Die Reisekostenabrechnung sollte einmal im Monat erfolgen
Es ist sinnvoll, Ausgaben zu analysieren und zusammenzufassen, um so potentielle Partnerfirmen zu identifizieren, mit denen evtl. vergünstigte Tarife ausgehandelt werden können (z.B. Hotel, Autovermietung etc.)
Papierflut sollte man vermeiden und durch Digitalisierung der Belege und Genehmigung online oder per E-Mail vereinfachen
Die Anzahl an Ausgabenkategorien sollte reduziert werden, um Verwechslungen zu vermeiden und gleichzeitig verbesserte Analysemöglichkeiten zu gewährleisten
Eine stichprobenartige Kontrolle der Reisekostenabrechnungen sollte durchgeführt werden

Hinweis an die Redaktion: Ein ausführliches Exemplar der Studie ist bei eloquenza pr auf Anfrage erhältlich: Per E-Mail an: kds@eloquenza.de oder telefonisch unter: 089 24 20 38 0.

Pressekontakt
eloquenza pr gmbh
Svenja Op gen Oorth/ Leonie Böhringer
Dianastr. 2
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Tel: +49 (0)89 242038-0
E-Mail: kds@eloquenza.de

KDS erhebt Meinungsumfrage zum Thema Reisekostenabrechnung!

vgalibert@kds.com — Wed, 09 May 2007 12:57:19 +0200

09/05/2007

Frankfurt, 4. Mai 2007 – KDS, der europäische Marktführer im Bereich bedarfsgerechter Reisebuchungs- und -abrechnungslösungen, bringt die Frustrationen und kleinen Geheimnisse Geschäftsreisender in einer globalen Online-Umfrage ans Licht.

Für Unternehmen wird die Einhaltung der Reiserichtlinien immer wichtiger und so soll die anonyme Erhebung Einblicke gewähren, wie mit Hilfe moderner Technologie die Richtigkeit und effiziente Abwicklung der Ansprüche sichergestellt wird. Die Studie geht mit ihren Fragen darauf ein, ob Mitarbeiter beispielsweise das Formularausfüllen als Zeitverschwendung empfinden, wegen unauffindbarer Belege eventuelle auf Erstattungen verzichten oder bei der Reisekostenabrechnung manchmal „schummeln“.

Das Branchenmagazin »Der Mobilitätsmanager« unterstützt als Medienpartner die Durchführung der Studie in Deutschland: Auf dem Geschäftsreise-Portal www.dermobilitaetsmanager.de findet sich ab sofort der Link zur Studie. Unter den Teilnehmern werden zehn Jahres-Abos von »Der Mobilitätsmanager« einschließlich eines hochwertigen Airbus A-380-Modells von Herpa verlost. Mit ihrer Teilnahme können alle Geschäftsreisende und Travel Manager zu einem besseren Verständnis beitragen, wenn es um einen der doch umstrittensten Aspekte des Geschäftslebens geht.

Der Fragebogen wird bis zum 8. Juni 2007 aktiv sein. Anschließend werden die Ergebnisse auf der Website und im Magazin »Der Mobilitätsmanager« präsentiert.

Informationen zu »Der Mobilitätsmanager«

»Der Mobilitätsmanager« ist das Fachmagazin im deutschsprachigen Raum, das Unternehmensmobilität in ihrer Gesamtheit betrachtet. Dazu gehören Dienstreisen mit Flugzeug, Bahn, Firmen- oder Mietwagen, Kongresse und Meetings sowie die virtuelle Kommunikation. Der Branchentitel versteht sich als kompetenter Partner für Entscheider im Travel-, Event- und Flottenmanagement. Zu den Lesern zählen Reisemanager in Konzernen ebenso wie im Mittelstand. Als Ratgeber mit Fachwissen aus erster Hand liefert »Der Mobilitätsmanager« den Machern in Travelmanagement, MICE- und Flottengeschäft praktische Hilfe – Monat für Monat und täglich online.

Reisekostenabrechnung: Notwendige Pflicht oder lästiges Übel? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung zum Kostenerstattungsprozess!

mhanus — Wed, 18 Apr 2007 14:52:53 +0200

Beschreibung:

Die Hochs und Tiefs einer Reisekostenabrechnung

Für die meisten von uns ist das Ausfüllen von Reisekostenabrechnungen eine lästige Pflicht – ein notwendiges Übel. Dennoch ist die einzige Möglichkeit, die Reisekosten erstattet zu bekommen, sie zurückzufordern. Aber was wissen wir darüber, wie sich der einzelne Mitarbeiter beim Durchlaufen des Reisekostenprozesses fühlt? Daher führt KDS, der führende Anbieter von bedarfsgerechten Reisebuchungs- und -abrechnungslösungen, aktuell eine internationale Studie über den Billing-Prozess durch. Die Ergebnisse der anonym durchgeführten Umfrage werden Aufschluss über Trends in Unternehmen jeglicher Größe geben, woraus sich wiederum eine umfassende Prognose sowie ein Marktindex zu den gängigen Praktiken bei der Reisekostenabrechnung und dem Verhalten der Mitarbeiter ableiten lässt. Füllen Sie doch gleich den Fragebogen aus und erfahren Sie, wie Sie im Vergleich zu anderen Unternehmen stehen. Die Erhebung umfasst 22 Fragen und beansprucht ca. 3 Minuten Ihrer Zeit.

http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=345590297027

Publication Date Auto:

1176900773