Unilever NL erzielt mit KDS € 1 Million Euro

2003 startete Unilever ein Projekt mit dem Ziel, interne Abläufe zu automatisieren, Kosten für Geschäftsreisen zu reduzieren und den gesamten Buchungsprozess zu straffen. Das Unternehmen hatte herausgefunden, dass der bisherige Reisebuchungsprozess mit durchschnittlich fünf Buchungsschritten sich als umständlich und zeitaufwändig gestaltete.

Unilever wollte das Verhalten seiner Mitarbeiter bei der Buchung von Geschäftsreisen positiv verändern, um damit die Buchungs-Effizienz zu steigern und so Kosten einzusparen. Einer der zentralen Bausteine der Strategie war es, die Buchungsabwicklung zu zentralisieren. Dabei spielte auch die Überlegung mit hinein, welchen Mehrwert die unternehmenseigene FACG/Business Travel Services dabei leisten kann. Einfache Reiserouten, wie eine Geschäftsreise direkt von A nach B, können bequem durch Mitarbeiter bzw. so genannte Arranger gebucht werden. Arranger sind Mitarbeiter, die für eine Gruppe anderer Mitarbeiter befugt sind, Geschäftreisen zu buchen.

Die FACG/Business Travel Services Abteilung von Unilever in Rotterdam beschloss daher, zunächst in der niederländischen Zentrale ein Online-Buchungstool einzuführen. Dabei war das Hauptanliegen ein System zu haben, dass Mitarbeiter bei der Buchung ihrer Geschäftsreisen unterstützen konnte. Gleichzeitig sollten aber die Gesamtkosten für das Unternehmen sinken, indem der durchschnittliche Ticketpreis niedriger und der Buchungsprozess beschleunigt wurde.

DIE LÖSUNG

Die Unilever FACG/Business Travel Services Abteilung untersuchte dafür die auf dem Markt verfügbaren Geschäftsreisemanagement-Lösungen und unterzog diese einem umfangreichen Proof-of-Concept. Dann stand für Unilever eines fest: KDS Corporate konnte als einzige Lösung die hohen Anforderungen von Unilever an eine Online Geschäftsreisemanagement-Lösung erfüllen.

Die Online-Lösung musste mit den Services des für Unilever tätigen Reisebüros, Carlson Wagonlit Travel, kompatibel sein. Zudem war es entscheidend, dass die Lösung eine Festlegung spezifischer unternehmenseigener Reiserichtlinien für einzelne Niederlassungen ermöglichte. Weiter sollte das Tool erweiterte Genehmigungsworkflow-Funktionen bieten sowie Preise bzw. freie Verfügbarkeiten direkt anzeigen.

Die Kerntechnologie der KDS-Lösung bietet

• Eine globale, für den Weltmarkt entwickelte Lösung, die elf Sprachen und mehr als 170 Währungen unterstützt.
• Verschiedene, für ein umfassendes Reisemanagement entsprechend konfigurierte Reiseinformationssysteme (GDS, Webanbieter sowie webgestützte Informationen).
• Direkter Zugriff auf zuvor ausgehandelte Firmentarife bei Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenanbietern.
• Eine intelligente, leistungsstarke Reisesuchmaschine.

IMPLEMENTIERUNG

Im Februar 2003 begann das dreimonatige Pilotprojekt im Hauptsitz des Unternehmens in Rotterdam. In der Pilotphase testete eine Gruppe von 165 Mitarbeitern zunächst das System zur Buchung ihrer Geschäftsreisen. Dafür wurden die ausgehandelten Rahmentarife mit Fluggesellschaften und Hotels, sowie Reiseprofile und Richtlinien in KDS Corporate konfiguriert.

Unilever FACG/Business Travel Services benannte die KDS-Lösung unternehmensintern in „U-Travel“ um und brachte mit einem Logo und einer Kurzbeschreibung eine optimale Transparenz in das Projekt. Mit einer Teaserkampagne hatte Unilever zur Vorbereitung auf die Einführung des neuen Online-Tool aufmerksam gemacht und bei den Mitarbeitern eine entsprechende Erwartungshaltung aufgebaut.

Unilever stellte auch Schulungsmaterial zur Verfügung und ernannte unter den Mitarbeitern „U-Travel-Botschafter“, die andere Mitarbeiter schulen und aktiv für das neue Buchungstool werben sollten.

„Wie bei jeder umfangreichen Systemeinführung wollten wir den Mitarbeitern die Dringlichkeit ihrer Verhaltensumstellung vor Augen führen und sie zum Onlinebuchen motivieren,” erklärt Wolter van Houwelingen, Travel Manager bei Unilever in den Niederlanden. In diesem Sinne wurden die Nutzer immer wieder von der Geschäftreiseabteilung FACG/ Business Travel Services über die mit der neuen Lösung erzielten Erfolge informiert, so beispielsweise erhielten Mitarbeiter E-Mails, die über das Erreichen wichtiger Meilensteine im Projekt berichteten. Mit der „U-Travel-Tagesmeldung“ konnte zudem direkt mit jedem Mitarbeiter kommuniziert werden, der sich in das System eingeloggt hatte.

Unilever arbeitet eng mit der Technologie-Abteilung der Carlson Wagonlit Travel’s Solutions Group (CWT) zusammen, dem Reisebüro über das das Unternehmen Geschäftsreisen abwickelt. CWT stellte ein intensives und höchst erfolgreiches Kommunikations- und Change Management Programm auf und brachte so ihr umfangreiches Know-how im Reisesektor mit der innovativen KDS-Lösung zusammen.

Am Ende der Pilotphase hatte die Akzeptanz- und Nutzungsrate bereits 83% erreicht und die ursprünglich gesetzten Ziele weit übertroffen.

Im September 2003 stellte Unilever das KDS-Tool mehr als 2.200 Mitarbeitern in den Niederlanden zur Verfügung. Bemerkenswert war dabei, dass die Akzeptanzrate mit fast keinen begleitenden Schulungsmaßnahmen schon 25% erreichte. Nur fünf Wochen nach der Einrichtung stieg die Akzeptanz sprunghaft auf 70% an. Unilever führt diesen Erfolg auf die hohe Benutzerfreundlichkeit der KDS Corporate-Lösung und einer schrittweisen Annäherung an das Programm zurück, bei dem eine intensive Kommunikation und Schulungen eine wichtige Rolle gespielt hatten.

Die Vorteile

CWT kann mit Hilfe der KDS Corporate-Lösung Unilever ein leistungsstarkes Tool für das kosteneffektive Management von Geschäftsreisen bieten, bei dem manuelle Operationen kaum noch eine Rolle spielen. Nach der Einführung von U-Travel wurde binnen kurzer Zeit eine Akzeptanz- und Nutzungsrate von ungefähr 75 Prozent erreicht. Dies führte zu signifikanten Kosteneinsparungen: Unilever geht davon aus, dass es in den vergangenen drei Jahren seine Reisekosten um durchschnittlich € 1 Mio. pro Jahr reduzieren konnte. Der durchschnittliche Ticketpreis konnte um 15% gesenkt werden – und das obwohl die Kosten für Öl sowie die Flughafen- und Sicherheitsgebühren im gleichen Zeitraum angestiegen sind.

Weitere Kostensenkungen sind das Ergebnis einer besseren Umsetzung der Reiserichtlinien im Unternehmen. Die KDS-Lösung erleichtert Mitarbeitern die Suche nach den mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmenden, bevorzugten Anbietern, Angeboten und Serviceklassen. Möchte der Mitarbeiter eine Reiseroute buchen, die diesen Richtlinien nicht entspricht, muss dieser dafür Gründe angeben bevor die Buchung durchgeführt werden kann.

„Auch die „Visual Guilt“- Komponente des Tools hat zu Kosteneinsparungen beigetragen“, erklärte John Aussems. „Der Mitarbeiter sieht direkt alle Preise und Tarife seiner verschiedenen Reiseoptionen in einem Fenster angezeigt. Grundsätzlich entscheidet sich dieser dann für die effektivste, sprich günstigste Reiseroute,”
Die Reiserichtlinien von Unilever sind sehr großzügig gehalten; Mitarbeiter können auf den meisten Routen Business Class wählen. Da die KDS Corporate-Lösung jedoch die verschiedenen Tarife anzeigt, einschließlich Bahn und Low Coast Carriers, entscheidet sich ein Großteil der Mitarbeiter spontan für ein kostengünstigeres Ticket und passt ihre Reisezeiten an die günstigeren Reisemöglichkeiten an.

Das abwickelnde Reisebüro profitiert von der durch das KDS-Tool ermöglichten Übertragung der ordnungsgemäß formatierten Fluggastdatensätze (PNR).

Weitere Vorteile der KDS Corporate-Lösung:

•  Erfolgreicher, fortschrittlicher Online-Genehmigungsworkflow
•  Einfache Auswertung von GDS-Profilen
•  Schnelle Integration sorgt für optimalen ROI

Die KDS-Plattform ist optimal auf die Anforderungen der Mitarbeiter von Unilever abgestimmt. Deshalb ist Unilver jetzt dabei, die KDS-Lösung auch in den weiteren Ländern und Niederlassungen einzusetzen. So wurde U–Travel schon im Januar 2005 von Unilever Germany implementiert.
Johan van Haften, CWT Account Manager für Unilever in den Niederlanden meint: „Unilever arbeitet momentan auch mit CWT und KDS daran, die in den Niederlanden geplanten Hochgeschwindigkeitszüge in die Reiseoptionen zu integrieren.” Darüber hinaus arbeiten CWT und KDS im Auftrag von Unilever an einer Erweiterung der KDS-Lösung, um ein noch stabileres Reiseprofilmanagementsystem zu entwickeln, das auf die im CWT „Portrait“ gespeicherten Informationen zurückgreifen kann.


John Aussems
Unilever, General Facilities Manager
„Wir haben uns aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und Leistungsstärke der KDS Corporate-Lösung für dieses Tool entschieden. Die Professionalität des Unternehmens und seine kompetente Unterstützung beim Identifizieren und Erreichen unserer Ziele war ein zusätzlicher Entscheidungsfaktor. Ein weiterer Pluspunkt war die mühelose Integration der KDS Corporate-Anwendung in die von Carlson Wagonlit Travel bereitgestellten Lösungen.”


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