Alcatel optimise la gestion de ses déplacements professionnels grâce à KDS Corporate
Soucieux de réduire son budget voyage et de fournir un meilleur service à ses voyageurs, Alcatel a fait appel à KDS afin de mettre en place une solution de gestion des voyages d’affaires en ligne fiable, simple d’utilisation et pouvant générer un retour sur investissement rapide.
Avant d’envisager la mise en place de solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne, Alcatel avait déjà amélioré les processus d’achats, en confiant la gestion de ses déplacements à une seule agence de voyages, Carlson Wagonlit Travel.
En 2004, Alcatel a donc initié un projet visant à établir un point d’accès unique pour gérer les déplacements professionnels de ses collaborateurs. Outre la simplification espérée grâce à cette centralisation informatisée, l’objectif était de permettre à Alcatel d’avoir accès à de meilleurs niveaux de tarifs, mais aussi d’inciter à la responsabilisation des collaborateurs, plus autonomes dans leurs choix.
Parallèlement, il était important de pouvoir suivre les achats en temps réel afin de maîtriser plus précisément ces dépenses voyages.
Par ailleurs, Alcatel reconnaît avoir été séduit par la flexibilité de la solution KDS Corporate et son contenu extrêmement riche. Pouvoir proposer un accès direct à une large palette de fournisseurs et d’offres (Low-Costs, Hôtels, loueurs de voiture, etc.) a également été déterminant dans le choix. En plus d’un accès direct aux GDS, Alcatel peut intégrer dans KDS Corporate son propre programme d’hôtels, composé de plus de 1000 références sélectionnées dans les 130 pays où le groupe est présent.
Avec KDS Corporate, Alcatel oriente le choix des voyageurs en signalant les tarifs ou les fournisseurs préférentiels, grâce à un affichage intuitif. La solution apporte également plus de flexibilité en permettant de choisir entre un transport en train ou par avion à chaque fois que cela est possible, en comparant à la fois les prix et le temps de voyage.
Après une phase d’accompagnement au changement , KDS Corporate, rebaptisée « Book my trip » par Alcatel, a été déployée dans deux pays (France, Allemagne). En novembre 2005, les collaborateurs d’Alcatel de ces deux pays ont commencé à réserver leurs voyages en ligne. L’étroite relation entre Alcatel, Carlson Wagonlit Travel et KDS à permis au projet d’être rapidement mené à bien.
«La solution de KDS devrait nous permettre de réduire nos frais d’agences et d’atteindre des volumes d’achats nous permettant de centraliser le traitement de nos voyages au centre de réservation automatisé de Carlson Wagonlit Travel à Varsovie».
En un an, l’investissement réalisé devrait être rentabilisé par les économies obtenues sur les frais de transactions de l’agence de voyages. Le vaste choix proposé par l’outil de réservation en ligne devrait contribuer à des économies additionnelles pour le groupe, un large choix incitant souvent les voyageurs à adapter leurs horaires afin de choisir le voyage le plus économique.
Après un mois d’utilisation, le taux d’adoption de la solution est de 54% en France avec 1 800 utilisateurs potentiels formés et actifs. La proportion de transactions sans intervention humaine (« touchless ») est de 92%. En Allemagne, après 8 semaines, ce même taux est de 28% avec 4 000 utilisateurs potentiels et formés (transactions sans intervention humaine : 96%).
Avec la solution KDS Corporate, la réservation de voyages en ligne prend quelques minutes en moyenne.. La solution sera généralisée et rendue obligatoire prochainement pour les voyages simples (voyage simple : un aller-retour en avion, un hôtel et une location de voiture). Carlson Wagonlit Travel concentrera son expertise sur les voyages dits complexes et sur le conseil en gestion des voyages.
A terme Alcatel souhaite étendre l’usage de KDS Corporate aux sites principaux du groupe, notamment les pays européens majeurs. La société s’attend à un taux d’adoption de 65 % sur les prochains 18 mois et souhaite déployer la solution en Belgique, en Italie, en Espagne et en Angleterre.
Suivre les achats en temps réel et responsabiliser les voyageurs
Alcatel, dont le chiffre d’affaires 2004 est de 12,3 milliards d'euros, compte 30 000 voyageurs. Son budget voyages mondial est de plus de 100 millions d’euros. La réduction des coûts liés aux déplacements professionnels fait partie d’une stratégie globale d’optimisation des achats hors production.Avant d’envisager la mise en place de solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne, Alcatel avait déjà amélioré les processus d’achats, en confiant la gestion de ses déplacements à une seule agence de voyages, Carlson Wagonlit Travel.
En 2004, Alcatel a donc initié un projet visant à établir un point d’accès unique pour gérer les déplacements professionnels de ses collaborateurs. Outre la simplification espérée grâce à cette centralisation informatisée, l’objectif était de permettre à Alcatel d’avoir accès à de meilleurs niveaux de tarifs, mais aussi d’inciter à la responsabilisation des collaborateurs, plus autonomes dans leurs choix.
Parallèlement, il était important de pouvoir suivre les achats en temps réel afin de maîtriser plus précisément ces dépenses voyages.
Un déploiement progressif pour une efficacité maximale
Au terme d’un appel d’offres, Alcatel choisit la solution KDS Corporate en février 2005. « Outre son expertise reconnue du voyage d’affaires, KDS nous est apparue comme ayant la perception la plus pertinente de notre problématique », indique-t-on chez Alcatel. « Nous voulions faire appel à une société pérenne, indépendante et reconnue dans son domaine. Or KDS est pour nous le standard en matière de réservation de voyages en ligne en Europe».Par ailleurs, Alcatel reconnaît avoir été séduit par la flexibilité de la solution KDS Corporate et son contenu extrêmement riche. Pouvoir proposer un accès direct à une large palette de fournisseurs et d’offres (Low-Costs, Hôtels, loueurs de voiture, etc.) a également été déterminant dans le choix. En plus d’un accès direct aux GDS, Alcatel peut intégrer dans KDS Corporate son propre programme d’hôtels, composé de plus de 1000 références sélectionnées dans les 130 pays où le groupe est présent.
Avec KDS Corporate, Alcatel oriente le choix des voyageurs en signalant les tarifs ou les fournisseurs préférentiels, grâce à un affichage intuitif. La solution apporte également plus de flexibilité en permettant de choisir entre un transport en train ou par avion à chaque fois que cela est possible, en comparant à la fois les prix et le temps de voyage.
Après une phase d’accompagnement au changement , KDS Corporate, rebaptisée « Book my trip » par Alcatel, a été déployée dans deux pays (France, Allemagne). En novembre 2005, les collaborateurs d’Alcatel de ces deux pays ont commencé à réserver leurs voyages en ligne. L’étroite relation entre Alcatel, Carlson Wagonlit Travel et KDS à permis au projet d’être rapidement mené à bien.
Un objectif de retour sur investissement en un an
KDS Corporate permettra à Alcatel un suivi quotidien de ses dépenses voyages. Le reporting donnera au département achats une plus grande transparence sur les relations avec ses fournisseurs.«La solution de KDS devrait nous permettre de réduire nos frais d’agences et d’atteindre des volumes d’achats nous permettant de centraliser le traitement de nos voyages au centre de réservation automatisé de Carlson Wagonlit Travel à Varsovie».
En un an, l’investissement réalisé devrait être rentabilisé par les économies obtenues sur les frais de transactions de l’agence de voyages. Le vaste choix proposé par l’outil de réservation en ligne devrait contribuer à des économies additionnelles pour le groupe, un large choix incitant souvent les voyageurs à adapter leurs horaires afin de choisir le voyage le plus économique.
Un taux d’adoption élevé
Les collaborateurs d’Alcatel ont très vite adopté la solution et ont notamment été séduits par son ergonomie, son côté pratique et sa simplicité d’utilisation. Ils apprécient particulièrement la fonctionnalité permettant de visualiser sa place dans l’avion autorisant, par exemple, de se placer à côté d’un collègue.Après un mois d’utilisation, le taux d’adoption de la solution est de 54% en France avec 1 800 utilisateurs potentiels formés et actifs. La proportion de transactions sans intervention humaine (« touchless ») est de 92%. En Allemagne, après 8 semaines, ce même taux est de 28% avec 4 000 utilisateurs potentiels et formés (transactions sans intervention humaine : 96%).
Avec la solution KDS Corporate, la réservation de voyages en ligne prend quelques minutes en moyenne.. La solution sera généralisée et rendue obligatoire prochainement pour les voyages simples (voyage simple : un aller-retour en avion, un hôtel et une location de voiture). Carlson Wagonlit Travel concentrera son expertise sur les voyages dits complexes et sur le conseil en gestion des voyages.
A terme Alcatel souhaite étendre l’usage de KDS Corporate aux sites principaux du groupe, notamment les pays européens majeurs. La société s’attend à un taux d’adoption de 65 % sur les prochains 18 mois et souhaite déployer la solution en Belgique, en Italie, en Espagne et en Angleterre.