Déplacements professionnels : Contrôle complet des dépenses pour les grandes entreprises avec KDS Corporate version 5.6

Les nouvelles fonctionnalités de reporting en ligne de KDS consolident les voyages d’affaires réservés en ligne ou via l’agence de voyage pour offrir aux directeurs financiers et achats une image globale et unifiée

Paris, France – le 5 février 2004 – KDS, le leader européen des solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce aujourd’hui le lancement de KDS Corporate Version 5.6. Cette solution complète pour une gestion automatisée, intégrée et en ligne du voyage d’affaires et des notes de frais garantit aux décideurs des grandes entreprises un reporting et une analyse en temps réel de l’ensemble des dépenses relatives aux déplacements professionnels, quelque soit le mode de réservation, en ligne ou via une agence de voyages.

Avec la Version 5.6, KDS Corporate améliore ses performances pour générer plus d’économies potentielles et apporter plus de réductions des coûts sur le poste de dépenses voyages et notes de frais. De plus, KDS renforce son leadership avec de nouvelles fonctionnalités qui répondent à la fois aux évolutions actuelles dans l’industrie du voyage et aux demandes des grandes entreprises.

Tout d’abord, la solution globale de KDS est maintenant dotée de deux modules qui améliorent les fonctionnalités existantes de reporting et de synchronisation :

• KDS MIS Reporting : un outil puissant qui permet de générer des rapports de gestion détaillés des dépenses liées aux voyages d’affaires et aux notes de frais, facilitant ainsi la continuité de leur contrôle et de leur optimisation.
• KDS PNR Sync : un moteur innovant qui fournit une image globale de tous les voyages de l’entreprise en synchronisant toutes les informations liées aux réservations qu’elles aient été effectuées en ligne ou bien réalisées hors ligne puis capturées depuis les données de l’agence de voyages.

« Consolider toutes les informations générées en ligne ou hors ligne est un processus long et laborieux pour les entreprises. Par conséquent, les directions financières et achats ont souvent une image floue et incomplète des dépenses de voyages et notes de frais. Seules les meilleures solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne offrant à la fois de nombreuses fonctionnalités de reporting financiers et un outil puissant de consolidation des voyages, permettent aux entreprises de reprendre le contrôle sur leurs dépenses et le choix de leurs fournisseurs », explique Herman Mensink, Expert des déplacements professionnels et Professeur Associé en Economie des compagnies aériennes et du voyage d’affaires à l’université NHTV BREDA aux Pays-Bas.

De plus, KDS a ajouté de nouvelles fonctionnalités de gestion du voyage d’affaires et des notes de frais. Les utilisateurs bénéficieront d’une navigation plus intuitive pour toutes les étapes du processus de gestion des déplacements professionnels : depuis l’organisation, la validation et la réservation en ligne des voyages à la saisie et au remboursement des notes de frais qui leur sont associées. De nouvelles fonctionnalités uniques sur le marché pour la synchronisation de PNR (Passenger Name Record, la référence de la réservation) automatisent la réservation de bout en bout, libérant ainsi les agents de voyages des tâches à faible valeur ajoutée et permettant aux voyageurs de modifier eux-mêmes les informations composant le PNR.

Ensuite, KDS étend encore la liste des fournisseurs de voyages accessibles dans sa solution avec de nouvelles compagnies ferroviaires et aériennes (low-costs) et de nouvelles options tarifaires. KDS Corporate est aussi muni d’un nouveau type de règles pour la gestion automatisée de la politique voyage s’adaptant aux changements tarifaires incessants des fournisseurs.

Enfin, KDS a développé un moteur dédié qui améliore la flexibilité et la continuité des flux comptables et fiscaux dans KDS Corporate par rapport aux différentes législations américaines, anglaises et allemandes.

« Avec cette dernière version de KDS Corporate, KDS continue d’apporter des solutions technologiques aux exigences des grandes entreprises pour une transparence totale des dépenses de déplacements professionnels, indique Yves Weisselberger, PDG, KDS. KDS Corporate fournit aux directeurs financiers et d’achats un tableau de bord clair et complet pour gérer et contrôler toutes les dépenses de voyages et notes de frais, qu’elles soient effectuées en ligne ou via l’agence de voyage. »

KDS est la seule application entièrement intégrée qui automatise la réservation de voyage et la gestion des notes de frais en ligne. Elle fournit aux décideurs des entreprises un véritable cadre de contrôle de bout en bout du processus de déplacements professionnels. Utiliser une seule solution en ligne pour réserver les voyages d’affaires et remplir les notes de frais permet d’accélérer la réduction des coûts.

KDS Corporate Version 5.6 sera disponible au printemps 2004.

A propos de KDS
KDS est le leader européen des solutions de gestion des déplacements professionnels en ligne. Spécialiste des solutions logicielles pour le voyage d'affaires, KDS est le premier éditeur à intégrer de façon naturelle la gestion des voyages à celle des notes de frais. Afin de réduire les coûts liés aux voyages d’affaires de façon significative, KDS propose aux entreprises une solution en ligne unique pour optimiser et automatiser l’achat et la gestion des déplacements professionnels. KDS Corporate couvre l’ensemble des processus liés aux déplacements professionnels depuis l’approbation budgétaire, en passant par la planification et la réservation des voyages, jusqu’à la gestion des notes de frais. Fondée en 1994, KDS, dont le siège est en France, a également trois filiales aux Etats-Unis, en Angleterre et en Allemagne. Pour plus d’information sur KDS, rendez vous sur www.kds.com

KDS Corporate Version 5.6 :
Informations sur les nouveaux modules et fonctionnalités

KDS MIS Reporting fournit de nombreux rapports de gestion sur les informations et processus liés aux voyages et notes de frais aux directions opérationnelles et décisionnelles (financières, comptables, achats, voyages). Aujourd’hui, KDS livre ce module avec 35 rapports ; d’autres fonctionnalités et rapports seront bientôt disponibles.
Les rapports actuels donnent au management la possibilité de traquer les informations pertinentes pour le contrôle et le suivi des dépenses.
Exemples de rapports fournis pour les directeurs financiers et comptables :

• Etat du montant total des notes de frais en attente pour établir les provisions
• Montant de TVA payée par pays pour optimiser sa récupération
• Montant total des dépenses par type de frais, centre de coûts, période, destination

Exemples pour les responsables achats et voyages :

• Adoption de l’outil de réservation en ligne : taux d’adoption global consolidant en/hors ligne (KDS PNR Sync), moyennes par mode de réservation en/hors ligne
• Ratio lié au respect de la politique voyage : taux de conformité, montant total des économies non-réalisées par manque de respect de la politique voyage
• Dépenses par fournisseurs

KDS PNR Sync capture les informations de voyages générées en dehors de KDS Corporate – réservations hors ligne comme celles effectuées au téléphone par les agents de voyages – et les consolide avec les réservations effectuées en ligne via KDS Corporate. En fait, KDS Corporate regroupe tous les PNR (Passenger Name Record) quelque soit leur origine. Ce nouveau module fournit une analyse complète des dépenses de déplacements professionnels pour que le management puisse en visualiser une image globale et contrôler les dépenses avec précision.

La version 5.6 propose également l’accès à un plus grand choix de fournisseurs et une ergonomie optimisée pour répondre aux besoins des voyageurs :

Nouvelles sources d’information voyage :

• Un lien direct avec Eurostar, KDS Direct Link pour Eurostar, développé en collaboration avec Eurostar et la SNCF. Il permet de réserver les billets pour les trains Eurostar directement en ligne sur les CRS d’Eurostar et de la SNCF et d’effectuer le fulfilment avec le système ELGAR.
• Un nouveau partenariat signé avec TheTrainline pour planifier et réserver les billets des trains domestiques au Royaume-Uni.
• L’accès via les GDS aux services d’AccesRail pour la réservation des billets de train en Suède, Norvège, Autriche ou au Royaume-Uni.
• KDS Corporate propose de nouvelles capacités de réservation via les GDS pour les compagnies aériennes “ticketless” ou low-costs comme bmibaby, Virgin Express, Volareweb.com, Hapag-Lloyd, Germanwings, etc.

L’ergonomie :

• Navigation intuitive pour les voyageurs : les voyageurs sont guidés dans une interface unique de la planification et la réservation de leurs voyages aux notes de frais qui leur sont associées. Cette navigation a été conçue pour maximiser les gains de temps sur la saisie et le remboursement des notes de frais et sur toutes les tâches administratives que nécessitent les déplacements professionnels.
• Un processus de location de voiture plus simple, plus rapide et plus complet : le processus de location de voiture en ligne a été entièrement revu et optimisé afin de le rendre plus simple et rapide mais également plus cohérent avec l’approche de réservation utilisée pour le transport (train – avion) : processus en un clic par étape, enrichissement de l’affichage des types de voitures et des loueurs de voitures en fonction de la politique voyage et des préférences voyageurs, choix rapide de l’agence de prise en charge de la voiture avec une option de menu déroulant.