KDS enrichit sa solution pour une gestion vraiment complète des voyages et notes de frais

L’intégration de la gestion des réservations de "déplacements complexes" et de l’ensemble des factures permet à KDS Corporate de traiter toutes les transactions liées aux voyages et aux notes de frais de l'entreprise ;

Paris, le 30 juin 2009 – Le lancement de cette nouvelle solution intervient alors que la plupart des sociétés touchées par la crise cherchent à réaliser un maximum d'économies sur leurs budgets voyages et notes de frais. Fournisseur européen de premier plan de systèmes intégrés de gestion des voyages et notes de frais, KDS a étendu les fonctionnalités de sa solution en ligne KDS Corporate pour intégrer désormais la gestion de quasiment toutes les réservations de voyages et notes de frais et offrir une consolidation et des rapprochements encore plus efficaces. La mise en place et le respect d'une méthodologie rigoureuse et l'adoption à 100% par les utilisateurs sont désormais des objectifs parfaitement réalisables, ce qui est une première dans le monde des solutions de gestion des voyages et notes de frais.

KDS Corporate est utilisé de la PME à la multinationale au sein de nombreuses entreprises, parmi lesquelles Airbus, JPMorganChase, PwC, Unilever, le Ministère britannique de la défense…

Jusqu'à présent, les solutions en ligne de gestion des voyages et des notes de frais ne couvraient qu'une partie des processus et des dépenses.
Les voyageurs effectuant souvent leurs réservations par téléphone auprès d'une agence, passaient outre le système de réservation en ligne pour plus de 50% de leurs voyages les plus complexes. Pour ces voyages « invisibles » aux yeux des outils de réservation, l’application de la politique voyage de l'entreprise, l’effet de "culpabilité visuelle" relatif aux prix des billets, la gestion des workflows ou l’élaboration de rapports se retrouvent complètement occultés.

A l'autre extrémité du processus, de nombreuses sociétés règlent une partie de leurs frais de voyage par facturation directe des fournisseurs (chaînes d'hôtels, agences de voyages ou cartes hébergement). Ce type de frais n'est généralement pas pris en compte au sein des systèmes de gestion des dépenses qui se concentrent uniquement sur le remboursement de notes de frais ; leur rapprochement et leur traitement occasionne souvent un surcroît de travail important. Sans cette visibilité des dépenses effectuées "au nom de", il est impossible de déterminer avec précision le coût total d'un voyage.

Désormais, deux nouveaux modules viennent renforcer la capacité de KDS à réduire les coûts :

• KDS Total Travel est une solution en ligne adaptée aux déplacements pour lesquels l'intervention d'une agence de voyages est nécessaire. Toutes les demandes sont effectuées en ligne. Les réservations simples sont effectuées en mode libre-service. Les demandes plus complexes sont acheminées vers un agent qui propose des options au voyageur, toujours par l'intermédiaire de l'outil en ligne. En acheminant toutes les réservations par l'intermédiaire de KDS Corporate, la politique de l'entreprise est appliquée, les coûts sont mieux contrôlés et la capture des données est complète.

• KDS Invoice Reconciliation automatise la répartition des coûts et le rapprochement des factures fournisseurs importées. Les données de carte hébergement, frais d'agence de voyages et factures d'autres fournisseurs sont visibles et peuvent ainsi être confrontés aux données de voyage existantes. La comptabilité fournisseur peut régler les factures en toute confiance sans devoir vérifier manuellement chaque poste de dépense. Tous les coûts étant désormais gérés dans une même base de données, le relevé intégral des frais de voyage, tant attendu, est enfin une réalité.

Ces deux nouveaux modules qui étendent les fonctionnalités de KDS, démontrent tout le bénéfice qu’il y a à appliquer aux frais de voyage un véritable processus de bout-en-bout, de l'achat au paiement.

« Nos systèmes ont toujours permis à nos clients de réaliser d'importantes économies, mais ces nouveaux modules représentent une première dans le secteur de la gestion des voyages et des notes de frais, » explique Yves Weisselberger, PDG de KDS. « Désormais, à moins que vous ne louiez un jet privé, il est virtuellement impossible d'échapper au système. Les entreprises bénéficient ainsi de dépenses réduites et de meilleures analyses des coûts, tandis que les voyageurs sont assurés que même les réservations les plus complexes sont traitées avec rapidité et efficacité ».

« Obtenir 100% d’adoption des utilisateurs a longtemps été l'équivalent de la quête du Graal pour les systèmes de gestion des voyages et de notes de frais, et nous y sommes désormais presque arrivés, » poursuit-il. « L'exhaustivité de la solution KDS Corporate permet aux entreprises d'imposer l'utilisation de ce système pour toutes les réservations. Ceci ouvre la voie à des économies encore plus importantes – une bonne nouvelle dans le climat économique actuel ».