Le constructeur d’avions Airbus réduit ses dépenses voyage grâce à la solution de réservation en ligne KDS

LA SITUATION INITIALE :

Airbus, l’un des principaux avionneurs mondiaux, offre la gamme de produits la plus moderne et la plus complète du marché. Société d'envergure internationale, Airbus dispose de bureaux d'études et de sites de fabrication en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et en Espagne, ainsi que de filiales aux Etats-Unis, en Chine et au Japon. Airbus, dont le siège se trouve à Toulouse, est un partenariat entre EADS et BAE Systems. Airbus compte cinq pôles de fabrication de pièces détachées, 120 sites de terrain et trois centres de formation entièrement équipés -- à Toulouse, Miami et Pékin. L’activité d’assemblage des pièces d’avions Airbus est répartie sur 16 sites en Europe, l’assemblage final étant réalisé à Toulouse et à Hambourg. L’engagement d’Airbus à maintenir une démarche d’innovation permanente dans tous les secteurs de son activité, notamment dans les domaines technologiques, est une composante clé de son modèle stratégique.

"Nous sommes particulièrement fiers des innovations que nous réalisons avec nos produits coeur de gamme, comme le nouvel Airbus A380, et nous estimons qu’il nous faut un même niveau d’innovation dans nos outils de réservation en ligne et les technologies de gestion de voyages que nous utilisons. KDS est partie prenante dans la démarche d’innovation que nous voulons instaurer dans tous les secteurs de notre organisation."
James WESTGARTH, Responsable Gestion des voyages

L’OBJECTIF

En mars 2005, Airbus a engagé une démarche visant à étudier les possibilités de mieux maîtriser ses dépenses globales de voyages s’élevant à 200 millions d’euros par an, notamment par la mise en oeuvre d’un outil de réservation en ligne. Son objectif était de créer un nouveau service qui améliorerait l’organisation des voyages de son personnel et générerait des économies pour l’entreprise en abaissant les coûts de transaction et le prix moyen des billets.   
Une analyse de ses pratiques a permis à l’avionneur d’identifier un manque de cohérence et d’homogénéité dans ses processus de réservation de voyages. L’entreprise s’est donc fixée comme objectif de faire évoluer les comportements en matière d’achat de voyages afin de générer des économies, de renforcer le respect de la politique voyage et d’améliorer la gestion des fournisseurs et le pilotage de ses processus.

LA SOLUTION

Parmi les critères retenus par Airbus pour choisir sa future solution de réservation en ligne figurait le besoin d’un outil standard permettant d’effectuer les réservations de vols réguliers, de vols affrétés et de trajets ferroviaires dans de multiples pays. Alors qu’Airbus dessert ses principales implantations européennes (ex. Toulouse, Bristol, Hambourg) par le biais de vols affrétés réguliers, il était essentiel pour l’entreprise de pouvoir inciter son personnel à utiliser ces vols affrétés chaque fois que cela était possible. Airbus voulait également donner à ses voyageurs l’accès aux compagnies « low cost » et aux réservations ferroviaires et introduire les concepts de « meilleure option » (« Best Buy ») et « d’économies manquées » (« Lost Savings »).

Le choix de KDS Corporate a permis à Airbus de répondre à ces besoins. Les utilisateurs sont aujourd’hui en mesure d’effectuer leurs réservations de voyages à partir de leur ordinateur de bureau, mais aussi de vérifier et de modifier leurs itinéraires à partir de n’importe quel accès distant. La solution étant accessible via l’intranet d’Airbus, les utilisateurs de l’entreprise peuvent aujourd’hui réserver un vol régulier ou affrété, des nuitées d’hôtel ou un véhicule de location 24 heures sur 24 partout dans le monde.

Côté administration, l’un des principaux apports du système est d’avoir amélioré la maîtrise de la politique voyage de l’entreprise et d’avoir modifié le comportement des utilisateurs qui recherchent plus systématiquement les meilleures options.

La technologie sur laquelle est bâtie la solution de KDS offre les avantages suivants :

•  Une solution globale conçue pour les marchés du monde entier, prenant en charge 11 langues et plus de 170 devises.
•  Des sources d’informations multiples sur les voyages (GDS, un site Fournisseurs, informations accessibles par le web) paramétrées de manière optimale pour une gestion globale des besoins de voyages.
•  Un accès direct aux tarifs négociés des entreprises, aux tarifs hôteliers et aux calendriers des compagnies aériennes.
•  Un moteur de tarification extrêmement puissant et intelligent.

Politique de voyages

La solution KDS aide également Airbus à assurer le respect de sa politique voyages. Les règles de la politique voyage peuvent être paramétrées en un clic. A titre d’exemple, l’équipe en charge des voyages peut en quelques secondes paramétrer le système pour afficher uniquement une compagnie aérienne sur certaines destinations spécifiques et/ou masquer la même compagnie sur d’autres destinations. La solution de réservation en ligne offre un niveau de flexibilité inédit en permettant à la fois de mettre en oeuvre des politiques spécifiques à certains pays au sein de la même application tout en assurant l’harmonisation des processus dans l’ensemble de l’entreprise. La solution indique également aux utilisateurs les “économies manquées” et, au cas où ces derniers ne choisissent pas une option préférentielle, leur demande de motiver leur choix d’une option se situant en dehors de la politique voyage de l’entreprise.

La mise en oeuvre

Airbus a fixé trois objectifs principaux lors de la phase de déploiement de la nouvelle solution, que KDS a contribué significativement à atteindre pour chacun d’eux : le paramétrage de la solution afin que celle-ci reflète la politique de voyages d’Airbus, l’intégration transparente de la technologie KDS avec le système de gestion des dépenses d’Airbus, et la mise en place d’un programme complet de conduite du changement comportant une campagne de communication, des formations collectives et individuelles et des séances d’information et de sensibilisation aux nouveaux outils auprès du personnel d’Airbus.

Les avantages

L’adoption en interne de la solution KDS de réservation en ligne, renommée u.go a été en soi un remarquable succès. Déployée officiellement en octobre 2005, la solution est aujourd’hui utilisée par 4.000 voyageurs au sein du siège toulousain d’Airbus. Alors qu’Airbus avait fixé un taux objectif d’adoption de 60% pour tous types de déplacements, ce taux a été très largement dépassé en avril 2006, pour atteindre 70% avec la 15.000ème réservation. Sur ces 13 premières destinations, Airbus atteint même un taux de 80% d’adoption. La solution a également permis d’augmenter significativement les réservations sur les vols affrétés par l’entreprise.
 
Autre avantage important, Airbus a constaté une réduction substantielle du prix moyen du billet. La très grande majorité des voyages chez Airbus étant des déplacements intra européens, l’entreprise estime à 50 euros par segment de voyage les économies réalisées sur ces destinations. Multipliées par le nombre total de réservations effectuées par Airbus via la solution KDS jusqu’à aujourd’hui, les économies réalisées sont considérables.
 
Airbus estime de fait à plusieurs centaines de milliers d’euros les économies annuelles réalisées au total, et prévoit d’avoir amorti la solution KDS moins d’un an après son lancement.
 
L’efficacité que représente la possibilité d’effectuer toutes ses réservations sur une seule et même plateforme se traduit par des gains de temps, une réduction du coût des voyages et une meilleure gestion de l’information. Par ailleurs, la solution KDS aide le personnel à se conformer à la politique voyage d’Airbus en les guidant vers les tarifs négociés par l’entreprise.
 
Cette plateforme répond de manière optimale aux besoins des voyageurs d’Airbus. Fort de ce constat, Airbus a l’intention de mettre la solution KDS à disposition de ses 49.000 autres collaborateurs en Europe avant la fin 2006.