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Interview TiviPro Stéphane Donders Directeur Général de KDS

mhanus — Thu, 28 Jun 2007 16:43:58 +0200

Résultats de l'enquête mondiale notes de frais

mhanus — Fri, 22 Jun 2007 14:18:53 +0200

Description:

Les résultats de l'enquête sont disponibles. Plus de 390 personnes ont répondu à l'étude rendue publique lors d'une conférence de presse qui a eu lieu à Paris, lundi 18 juin 2007.

La présentation de la synthèse de l'étude était animée par M. Matthieu Gufflet, Fondateur et Consultant Manager d’EPSA - Expert en gestion des achats hors production.

Les tendances révélées par cette étude :

Pour les employés c'est souvent "Je t'aime, moi non plus"

Les notes de frais sont gérées à la main dans 63% des entreprises mondiales
Une gestion qui « nuit à l’autonomie voire à l’efficacité » des collaborateurs
Seulement 20% de tricheurs mais 80% qui savent comment tricher
Des solutions simples pourtant délaissées

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Publication Date Auto:

1182514733

Etude KDS sur les notes de frais

mhanus — Mon, 18 Jun 2007 16:37:56 +0200

18/06/2007

Pour les employés c'est souvent "Je t'aime, moi non plus"

Des notes de frais gérées à la main dans 63% des entreprises mondiales
Une gestion qui « nuit à l’autonomie voire à l’efficacité » des collaborateurs
Seulement 20% de tricheurs mais 80% qui savent comment tricher
Des solutions simples pourtant délaissées

Paris le 18 juin 2007 – KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce les résultats de son enquête internationale réalisée sur Internet en mai 2007 sur la gestion des notes de frais.

Téléchargez l'étude sur la triche dans les notes de Frais

Enregistrez vous pour voir la vidéo de la conférence de presse

Les résultats de cette enquête démontrent que la gestion des notes de frais est majoritairement considérée comme « une perte de temps nécessaire ».

Le problème des notes de frais est en réalité multiple et recouvre une grande diversité de situations. Pour y faire face, la majorité (63%) des entreprises se contentent d’une gestion manuelle (pas de solution en ligne ou système offline de type tableur). Malgré l’absence d’outils, les notes de frais ne sont pas sous-traitées et sont gérées en interne dans 83% des entreprises.

« L’étude KDS démontre que la gestion des notes de frais est un problème diffus, multiple et le plus souvent mal appréhendé par des entreprises qui en mesurent mal la portée, » a déclaré Stanislas Berteloot, directeur Marketing chez KDS. « Mal nécessaire, source de pertes de temps et d’argent, motif d’agacement et de tricherie potentielle, la note de frais est une épine plantée dans le pied des gestionnaires, et un problème plus souvent laissé pour compte alors qu’il pourrait être source d’économie et de productivité. »

En l’absence d’une solution pratique et de la définition concrète des éléments d’une politique de gestion des notes de frais, plus d’un tiers des répondants déclarent que « la politique de gestion de notes de frais de leur entreprise nuit à leur autonomie et parfois même à leur efficacité personnelle ».

Alors que la majorité des entreprises ne possèdent pas de solution de gestion des notes de frais, certaines meilleures pratiques de gestion sont cependant mises en œuvres :

57% des répondants déclarent disposer d’une carte de paiement « corporate » débitée soit sur leur compte personnel soit sur un compte de l’entreprise. Cet outil de paiement semble particulièrement prisé d’une part par les très grandes entreprises et d’autre part par les PME dont les dirigeants disposent de la carte de paiement de la société.
La majorité des répondants (56%) déclarent remplir en moyenne une note de frais par mois ce qui est la fréquence généralement conseillée. Cependant, plus de 26% des répondants font 4 notes de frais ou plus par mois ce qui occasionne des traitements supplémentaires inutiles.
Malgré une gestion essentiellement manuelle, les notes de frais semblent être remboursées assez rapidement. 79% des répondants disent être remboursés en moins d’un mois, voire en une semaine.

Tricher sur les notes de frais : pas vu pas pris

Près de 20% des répondants reconnaissent avoir déjà triché en remplissant leurs notes de frais. Mais si l’on compte 80% de répondants vertueux, 76% ont quand même une idée très précise des méthodes et « tuyaux » pour tricher.

Ces écarts semblent cependant rester très limités. Dans 70% des cas le « crime » est inférieur à 10 euros, un montant qui doit être rapproché des montants moyens non remboursés car non reportés sur une note de frais par manque de justificatif.

Les pays anglo-saxons voient dans les taxis un bon moyen de tricher sur les notes de frais. Les Français semblent privilégier les frais kilométriques et les restaurants.

Quelques motifs d’énervement

Remplir sa note de frais est une source de multiples agacements. Si les Français semblent particulièrement nombreux (29,6%) à être énervés d’avoir à chercher leurs justificatifs, les Allemands en bons partisans de l’Euro et excellents exportateurs, sont 23% à s’agacer d’avoir à jongler avec les taux de change.

Recommandations et meilleures pratiques

Spécialiste de la gestion et de la réduction des coûts de déplacement, KDS possède une expérience unique. Au-delà de l’utilisation de ses solutions intégrées, KDS conseille aux entreprises la mise en place de quelques règles et bonnes pratiques qui peuvent les aider à mieux gérer leurs dépenses de déplacement et leurs notes de frais.

Doter les collaborateurs de cartes de paiement débitées sur leur compte personnel
Fixer la périodicité des notes de frais à un mois
Consolider et analyser les dépenses afin d’identifier des fournisseurs potentiels avec qui négocier des tarifs préférentiels (location de voitures, hôtels, avions …)
Identifier les catégories de collaborateurs « à risque » en analysant les notes de frais susceptibles de contenir de faux justificatifs
Eliminer le plus possible les flux « papiers » en facilitant la numérisation des justificatifs et les approbations par courriel
Réduire le nombre de codes de dépenses pour éviter la confusion et optimiser les possibilités d’analyse
Contrôler les notes de frais par échantillons prélevés au hasard

Pour accéder à l'étude détaillée, cliquez sur le lien suivant : http://www.kds.com/fr/etude-notes-de-frais-kds

A propos de KDS

Les solutions KDS à la demande pour la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais offrent une intégration complète des fonctionnalités de gestion de voyages et de notes de frais. Elles répondent à des besoins essentiels des entreprises allant de l’élaboration et de l'application de la politique Voyages au traitement automatisé des notes de frais, en passant par la réservation des voyages en ligne. Chaque étape clé du processus peut être effectuée via les solutions KDS disponibles en mode ASP, améliorant les performances métier et générant des économies substantielles. KDS propose en outre les liaisons les plus complètes du marché avec les différents fournisseurs de voyage (aérien, location de véhicule, ferroviaire, hôtelier), assurant une tarification optimisée et une gestion des stocks en quasi-temps réel.

MAGELLAN devient KDS CORPORATE V6

vgalibert@kds.com — Thu, 05 Oct 2006 15:57:11 +0200

05/10/2006

la nouvelle génération de solutions « on demand » pour la gestion des déplacements professionnels

Paris, le 05 octobre 2006 - KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, lance aujourd’hui KDS Corporate V6.0, nom de code Magellan, première solution on demand pour la gestion du voyage d’affaires et des notes de frais.

Une solution tout en un

Alors que les solutions présentes sur le marché n’offrent que des réponses partielles et fragmentées consistant à interfacer des logiciels distincts, construits sur des plates-formes hétérogènes, KDS Corporate V6 constitue la première offre on demand, véritablement unifiée de bout en bout.

Avec KDS Corporate V6, les utilisateurs gèrent sans rupture la totalité de leurs besoins en matière de déplacements professionnels : planification, réservation, approbation du voyage, saisie, soumission des notes de frais, traitement comptable et paiement. Selon les cas, une requête ou une réservation peut être directement synchronisée avec l’agence de voyages. L’ensemble des données du déplacement ainsi que le circuit de validation sont automatiquement partagés tout le long de la chaîne de traitement du voyage. Cela inclut les préférences utilisateurs, la mise à jour du profil voyageur, les imputations comptables et le respect de la politique voyage de l’entreprise. Cette intégration transparente offre des fonctionnalités précédemment inenvisageables, comme regrouper toutes les dépenses par voyage en un seul clic.

En outre, KDS a développé un tout nouveau module de facturation centralisée permettant de rapprocher facilement les factures des agences de voyages avec les voyages réservés en ligne. Ceci rend leur traitement plus efficace et permet aux entreprises de s’assurer de la réalité des voyages effectués par les employés et de contrôler les factures avant leur règlement.

« KDS vient de franchir une étape décisive en mettant sur le marché une nouvelle génération de logiciel on demand dédiée à la gestion de bout en bout des déplacements. Reconnu comme un leader du marché des SBTs (réservations en ligne de voyages d’affaires), KDS Corporate se transforme en solution complète.», explique Yves Weisselberger, PDG de KDS. « Nous offrons enfin aux entreprises ce qu’elles attendent : non pas de simples logiciels d’automatisation de transactions, mais d’authentiques solutions de gestion intégrée ; tous les services, tout le contenu, toutes les données au même endroit. Nous avons également développé la nouvelle version de KDS Corporate en nous basant sur les technologies les plus avancées du marché ».

Une interface utilisateur complète et conviviale

Pour les utilisateurs, KDS a mis en place des modifications et des améliorations afin d’offrir une nouvelle interface utilisateur plus ergonomique. Inspirée des fonctionnalités existantes sur les sites Internet grand public, KDS Corporate V6 propose désormais une nouvelle ergonomie à travers l'ensemble de ses modules voyage et note de frais, notamment l’avion, le train, l’hôtel et la location de véhicules. Les différentes fonctions de recherches ont, elles aussi, été améliorées. Une matrice synthétique donne désormais une vision immédiate des tarifs disponibles (en fonction des critères définis par l’utilisateur, y compris les alternatives low costs).

Un moteur tarifaire plus puissant

Par ailleurs, de nouveaux types de tarifs sont désormais gérés, tels que les tarifs « aller simple », la réservation classes mixtes et le retour ouvert : des possibilités depuis longtemps réclamées par les voyageurs réguliers et les acheteurs de voyages.

Une offre de sources voyage enrichie

Le contenu s’est enrichi d’un grand nombre de nouveaux liens Internet directs vers des compagnies aériennes à bas coût telles que : Air Berlin, Air Canada, BMI Baby, Flybe, Jet2, Sky Europe, ou vers des sites hôteliers tels que BSI, Gulliver, Expotel… renforçant le leadership de KDS sur le marché, en tant que solution offrant aujourd’hui le plus grand nombre de sources voyage.

Un module offline et un tableau de bord pour les assistants

Un module offline destiné à l’échange de demandes et de propositions avec les agences de voyages a été intégré à la version 6 de KDS Corporate.
Un nouveau tableau de bord permet aux assistants de visualiser en un coup d’œil le calendrier de tous les voyages, de les trier par voyageur et de copier, supprimer ou créer des modèles selon les besoins.

Une intégration Outlook

En outre et ce grâce au soutien de Microsoft France et du programme IDEES, (Initiative for the Economic Development of Software Publishers and Start-ups) les voyages seront désormais synchronisés entre KDS Corporate et Microsoft Outlook.

La gestion des notes de frais

Le module de gestion des frais de KDS Corporate V6 a été étendu et comprend aujourd’hui :

Un moteur de TVA totalement flexible,
Une nouvelle fonction d’audit afin d’aider les entreprises à rester en conformité avec la loi Sarbannes-Oxley,
Un module de gestion des avances en espèces,
Une nouvelle interface permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs dépenses les plus fréquentes en un seul clic,
Une interface entièrement configurable avec tous les progiciels comptables et systèmes ERP,
Des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des justificatifs scannés et des données administratives.

Enfin, KDS Corporate V6 offre un module avancé baptisé « Business Intelligence Suite » donnant aux décideurs une vision immédiate, synthétique ou détaillée, de toutes les informations liées à la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais de leur entreprise.

KDS Corporate V6 sera disponible sur tous les marchés à compter de la mi-novembre. Développée sur la plate-forme .Net de Microsoft, KDS Corporate V6 a été certifiée par le Microsoft Technology Center.