notes de frais

Seminaire Web - 20 Nov

sberteloot — Fri, 07 Nov 2008 12:40:36 +0100

Description:

Ne passez pas à côté d'importantes d'économies !

Automatisez la gestion des frais

Inscriptions en ligne

Publication Date Auto:

1226058036

KDS lance KDS express, la première solution logicielle SaaS de gestion complète des frais de déplacements à destination des PME

sberteloot — Mon, 15 Sep 2008 21:20:09 +0200

17/09/2008

Préconfigurée pour une mise en place en moins de quatre semaines, sans déploiement informatique, KDS express est une solution "pur internet" qui permet d’économiser jusqu’à 30% sur le traitement des notes de frais et les réservations de voyages

Paris, le 16 septembre 2008 – A l’occasion de la tenue du salon Red’Cost du 16 au 17 septembre à Paris Porte de Versailles, KDS, le leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne dévoile KDS express, sa toute nouvelle solution en ligne d'automatisation du traitement des notes de frais et de la gestion des déplacements professionnels à destination des PME-PMI.

KDS express est une solution hébergée, SaaS (Software-as-a-Service), accessible à partir d'un navigateur Internet. Préconfigurée pour répondre aux besoins spécifiques des PME-PMI, KDS express se déploie en moins de quatre semaines. Ne nécessitant aucune expertise informatique, les entreprises reçoivent de façon automatique et sans coût additionnel toutes les évolutions futures du produit.

Pour illustrer les avantages d'une solution SaaS frais et voyages KDS a réalisé une bande dessinée, disponible sur http://www.kds.com/fr/episode1

D’une utilisation extrêmement simple et intuitive, KDS express permet en quelques clics de bénéficier de toute la puissance fonctionnelle de la dernière génération des logiciels de KDS (voir description plus bas dans le communiqué).
« Le marché des PME-PMI est encore largement sous-équipé alors que nous constatons une forte demande. Il était donc important de sortir une offre adaptée qui bénéficie de notre expérience sur le marché des grands comptes. Les entreprises de toutes tailles vont pouvoir accéder à la puissance d'une solution unifiée voyage et notes de frais » explique Stéphane Donders, Directeur Général adjoint de KDS. « Alors que les entreprises ont beaucoup à gagner en automatisant leurs processus de gestion des frais de déplacements, l’étude que nous avons menée sur le sujet en juillet dernier montre qu'en France les notes de frais sont encore dans 61% des cas saisies dans un tableur ».

La mise en place d'une solution dédiée permet d'économiser jusqu'à 30% des dépenses liées au traitement des notes de frais, d'éliminer les saisies multiples et les erreurs, de réduire la perte de temps et les surcoûts, mais aussi d’apporter un meilleur contrôle.

Les avantages d'une solution unifiée pour la gestion des notes de frais et des voyages.

Lors de l'implémentation :

Le paramétrage et la mise en place de la solution notes de frais et voyages est gérée par un interlocuteur unique, ce qui est un gage de cohérence.
La formation des utilisateurs est simplifiée car elle repose sur une seule solution et donc une seule interface.
La solution unifiée notes de frais et voyages procure aux services financiers une visibilité totale et exhaustive de la chaîne d'achats voyages et frais, sur un poste de dépense généralement faiblement optimisé.

La solution logicielle est automatiquement mise à jour par KDS à intervalles réguliers.

KDS express permet de:

Réduire les dépenses par l'application standardisée de la politique de remboursement
Diminuer les pratiques non conformes grâce à des alertes
Supprimer les tâches manuelles en automatisant les traitements comptables
Contrôler plus efficacement et en temps réel les dépenses liées aux déplacements
Réduire le temps de saisie des notes de frais par les utilisateurs grâce à un moteur de réconciliation intelligent
Simplifier la réservation en ligne des voyages (avion, train, hôtel, voiture)

Forte d'une ergonomie conviviale facilitant la prise en main de l'application, l’interface de KDS express guide l'utilisateur de la réservation d'un déplacement à la saisie des notes de frais. Elle permet également au service comptable de valider les lignes de factures payées par l'entreprise, de façon à couvrir l'ensemble du processus.

Ses principales fonctionnalités sont :

La gestion des politiques de remboursement de frais et de voyages
La saisie hors ligne de notes de frais
La configuration des processus et imputations (comptables, analytiques...)
Une interface configurable
Le reporting consolidé et unique (frais et voyages)
La génération automatique des états de déclaration fiscale : TVS et DADS
Le moteur d’approbation des notes, factures et voyages
Les connexions avec les agences de voyages
Un moteur tarifaire puissant, permettant de comparer les diverses possibilités de déplacements, et de choisir la plus pertinente économiquement.
Des Import / Export de données: Intégration des données cartes affaires, cartes logées, factures fournisseurs, données ressources humaines, et export des lignes de frais et des lignes de facture vers le système comptable

La gestion des frais de déplacement en ligne

Avec KDS express, la politique frais et déplacements est facilement administrable : les règles de remboursement des frais sont intégrées et systématiquement appliquées, qu'il s'agisse de frais réels plafonnés, de forfaits, ou de barèmes. De même, les règles d'achats de déplacement permettent de guider les utilisateurs vers les fournisseurs préférés et de faire respecter les accords négociés.

Le logiciel est conçu pour intégrer les données provenant des fournisseurs (ex : Cartes logées...) et de cartes affaires. Grâce à cette fonctionnalité toute dépense effectuée avec une carte est tracée puis récupérée dans KDS express et peut pré-alimenter la note de frais afin d'éviter que l’utilisateur ait à la saisir.

KDS express permet également de gérer différents axes comptables et analytiques, de systématiser la gestion de la TVA déductible et de convertir automatiquement les devises étrangères.

Le moteur tarifaire de KDS express permet de rechercher les meilleures offres en fonction du paramétrage de la politique voyages et des accords négociés. Seules les offres disponibles sont affichées et différents filtres permettent à l'utilisateur de cibler rapidement l'option préférée.

KDS express est disponible immédiatement. KDS express peut également être interfacée facilement au portail des agences de voyages et des partenaires KDS.

Note : La bande dessinée KDS Express est disponible sur : http://www.kds.com/fr/episode1

http://www.kds.com/fr/episode1

Frais et Voyages : épisode 1 "La solution magique"

sberteloot — Mon, 15 Sep 2008 14:19:31 +0200

Description:

Frais et Voyages : épisode 1 "La solution magique"

Etude KDS sur les Notes de Frais

sberteloot — Fri, 04 Jul 2008 18:00:09 +0200

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Deuxième étude mondiale menée par KDS sur les notes de frais

sberteloot — Wed, 02 Jul 2008 12:51:19 +0200

02/07/2008

"Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es"
Tendances : France – Grande-Bretagne – Etats-Unis

> Le tricheur type français est un commercial travaillant dans l'industrie informatique ou de conseil
> Seulement 13% de tricheurs mais 49 % des sondés savent comment tricher
> Des notes de frais considérées comme une corvée par 69% des sondés français
> Les collaborateurs perdent souvent de l’argent et ont parfois du mal à se faire rembourser rapidement
> Les frais de connexions internet et télécoms sont sujets à débat
> Les entreprises françaises passent à côté d'économies importantes

L'étude est disponible sur : http://www.kds.com/fr/etude-ndf

Paris le 2 juillet 2007 -- KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce les résultats de sa seconde enquête internationale réalisée sur Internet de mi-mai à mi-juin 2008 sur la gestion des notes de frais. L'enquête fait ressortir trois grandes tendances sur la gestion des frais de déplacement :

1. les entreprises françaises sont en retard par rapport aux américaines et anglaises;
2. la lourdeur des processus de soumission des notes de frais génère du mécontentement, de la perte de temps et de la frustration (soit tu les mets tous soit tu les enlèves tous);
3. les employés, lorsqu'ils trichent, le font surtout pour compenser les lacunes de leur système de saisie des notes de frais.

Une corvée
Les notes de frais sont avant tout une corvée et une perte de temps. Ils sont 69% à le dire en France, 56% aux Etats-Unis et 48% en Grande-Bretagne.

Une perte d'argent
Cette tâche est, pour certains collaborateurs, tellement ingrate qu'ils sont prêts à perdre de l'argent plutôt que de remplir leurs notes de frais. Ainsi, 25% des personnes ayant répondu à l'enquête affirment qu'il leur arrive souvent de ne pas demander le remboursement de certaines dépenses. C'est le cas exceptionnellement, pour 54% des personnes.

Les raisons évoquées, pour ne pas se faire rembourser certains frais, sont que les montants en question sont négligeables (31%) ou que les justificatifs ont été perdus (22%) ou encore que la raison de la dépense a été oubliée (20%). Le collaborateur perd ainsi entre 10 et 50€ dans 43% des cas.

Des processus énervants
Remplir une note de frais est par nature un acte contraignant. Il faut justifier la dépense, retrouver l'ensemble des justificatifs, convertir les devises étrangères lorsque le système ne le fait pas, parfois même scanner les justificatifs, les envoyer par email… Pour 13% des sondés la tâche la plus énervante reste le travail de conversion des devises et pour 12% la chasse aux justificatifs.

Des notes "gonflées"
Face à un processus encore faiblement automatisé, chronophage et souvent générateur de perte d'argent, un petit nombre de salariés avoue "surévaluer" parfois ses notes de frais.

Ils sont 13% à avouer avoir triché mais 49% déclare savoir le faire !

Si les français sont plus nombreux que les anglais à tricher les sommes sont plus faibles que celles des américains et des anglais qui avouent tricher sur des montants plus élevés.

Ils sont 17% en Grande Bretagne à avoir surévalué leurs notes de plus de 500€. Cette petite triche semble avant tout être un moyen de se dédommager face à un système complexe ou mal paramétré, à une perte de reçus ou encore à un surcoût bancaire imputé sur le compte du salarié.

Le portait robot du "tricheur" français fait apparaître un commercial travaillant le plus souvent dans l'industrie du transport ou de l'informatique.

De petites sommes
Les montants en jeu sont, dans la majorité des cas, inférieurs à 50€ et dans 27% des cas inférieurs à 10€.

Une nouveauté : les coûts Internet et Télécoms
Les coûts inhérents aux connexions Internet lors des déplacements, sont également sujets à débat. Certaines sociétés les prennent en charge complètement, d'autres partiellement ou même parfois pas du tout. Le collaborateur doit alors payer de ses propres deniers pour consulter ses courriels. En France 15% des voyageurs d'affaires se connectent à l'Internet à leurs propres frais. Seulement 53% des entreprises françaises prennent ces coûts complètement en charge contre 66% en Grande-Bretagne.

"Contrairement aux entreprises anglo-saxonnes, les sociétés françaises n'ont toujours pas pleinement pris conscience de l'impact des notes de frais sur leurs coûts de gestion et sur le bien-être de leurs salariés", explique Stanislas Berteloot directeur marketing de KDS.

"Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les notes de frais sont dans l'ensemble traitées sur Excel. Ce fonctionnement interdit toute automatisation et alourdit considérablement la charge de travail de la comptabilité. Les salariés excédés par ces processus longs et contre-intuitifs perdent souvent leur temps pour se faire rembourser et également de l'argent".

Ainsi certains avouent gonfler parfois leurs notes de frais pour compenser les lacunes du système ou les règles de leur entreprise.

La problématique de gestion des notes de frais est intimement liée à celle des déplacements professionnels. Notes de frais et voyages ne font qu'un !
KDS recommande dans son étude l'usage de meilleures pratiques dont la mise en place d'une solution unifiée voyage et notes de frais permettant une saisie simplifiée et plus rapide des dépenses, un contrôle de la politique voyages, un suivi des dépenses et des encours, tout en garantissant une satisfaction maximale des utilisateurs.

L'étude est disponible sur : http://www.kds.com/fr/etude-ndf

Démographie
Ce sondage international a recueilli 361 réponses de personnes réparties dans 18 pays et majoritairement en France (41%), en Grande-Bretagne (20%) et aux Etats-Unis (14%).

En France 32% des sondés travaillent dans le département des Hauts-de-Seine (92), et 24% à Paris. L'enquête est représentative d'entreprises de toutes tailles, aussi bien d'organisations de plus de 5 000 personnes que de petites structures de moins de 100 personnes (29% pour chaque groupe). Ils sont 11% à travailler dans des entreprises d'Etudes et de Conseils, 11% dans la Banque ou l'Assurance et 9% dans le Transport, le Commerce et la Communication

Un blog où crier sa frustration
Le sujet des notes de frais est très émotionnel et déchaîne les passions. KDS a recueilli de nombreux commentaires, disponibles dans son étude.
Pour permettre à tous de partager expériences et frustrations sur le traitement des frais de voyages, KDS a créé un blog libre où de nombreux commentaires sont déjà postés.

http://ladouloureuse.blogspot.com/

http://www.kds.com/fr/etude-ndf

Frais de Déplacements

sberteloot — Wed, 02 Apr 2008 15:04:03 +0200

Description:

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Publication Date Auto:

1207141443

Boston Scientifique et KDS : centralisation des réservations de voyages et gestion des notes de frais

Valerie Ferat — Thu, 13 Mar 2008 16:26:50 +0100

Description:

01 Informatique - 13 Mars 2008

Mise en place d'une application web couvrant la réservation de voyages d'affaires jusqu'au remboursement des notes de frais...

"Ce projet nous a séduits car il rationalise la gestion des notes de frais et fiabilise les données qui vont alimenter le progiciel financier"

"Le nomade n'a plus qu'à saisir ses dépenses en liquide. Sa note de frais se transforme alors automatiquement en fichier qui peut être importé dans SAP"

01 Informatique - Dossier Management P.60

Comment... Il relie son logiciel de gestion des voyages aux PGI ?

01 Informatique n° 1940 du 13 Mars 2007 - Page 60

Publication Date Auto:

1205422010

SFR augmente le bien être de ses voyageurs avec KDS Corporate Version 6

mhanus — Mon, 21 Jan 2008 16:47:45 +0100

21/01/2008

Une politique voyage verte et un investissement rentabilisé en une année

Paris, le 21 janvier 2008 – KDS, le leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce le déploiement de la version 6 de sa solution KDS Corporate chez SFR pour permettre aux 4000 voyageurs répartis sur les 10 sites de l'opérateur de téléphonie mobile de réserver et modifier leurs voyages à tout moment, où qu'ils soient et avec une qualité et une exhaustivité d'information jusque-là inégalées.

"L’objectif premier du projet était de fournir aux assistantes et à leurs voyageurs un outil convivial et performant de réservation en ligne de voyages, et remplacer ainsi un circuit obsolète d’envois de fax", explique Jean-François Magne responsable Voyages chez SFR. " Dans la droite ligne de notre cœur de métier : « SFR, vivons mobile », nous avons souhaité donner plus de flexibilité et plus de confort à nos voyageurs en leur permettant de planifier depuis un navigateur Internet leurs déplacements".
L’outil permet également de responsabiliser les managers : ils sont informés en temps réel de tous les voyages de leurs collaborateurs, et certains déplacements font l’objet d’une validation explicite .

A l'issue d'un appel d'offre ayant mis en compétition les solutions disponibles sur le marché, SFR a sélectionné KDS Corporate pour l'ergonomie et la grande facilité d'usage de la nouvelle interface de sa version 6. "La position de leader de KDS sur son marché, ainsi que sa connectivité aboutie avec la SNCF ont également été déterminantes dans notre décision", ajoute Jean-François Magne.

Responsabilisation des utilisateurs et optimisation de la gestion des fournisseurs

Six mois après la fin du pilote, SFR atteint un taux d'adoption de près de 70%. La fonctionnalité multi-passager disponible dans la Version 6 a été un critère d’adoption majeur compte tenu que trois quart des déplacements sont effectués avec la SNCF.

D’autre part, L'affichage multimodal de KDS, qui permet de visualiser sur un même écran les disponibilités et les prix du train, des compagnies aériennes à bas coûts et des compagnies traditionnelles, est un atout supplémentaire indéniable pour SFR.
En effet, les utilisateurs de la solution, confrontés à ce large choix d’offres, ont tendance à réserver des voyages moins chers .

Jessica Olsson responsable des Achats de Voyages chez SFR déclare : "KDS Corporate nous permet de réaliser des économies principalement de trois façons : d’abord en réduisant nos coûts globaux de transaction d’environ 50%, ensuite en automatisant l’application de notre politique voyage, enfin en réduisant le coût de nos billets par l’élargissement de l’offre tarifaire. Ainsi, en moins d’un an, nous avons réalisé notre retour sur investissement".

"Aujourd'hui, les voyageurs accèdent directement aux différentes offres tarifaires disponibles. Ainsi, ils ont la possibilité de faire des arbitrages en fonction de la flexibilité requise pour leur déplacement ; Les écarts tarifaires sont donc clairement identifiés par les voyageurs et leurs managers", souligne Jean-François Magne.

La Version 6 de KDS Corporate permet à SFR de centraliser l'ensemble des achats voyages et faire connaître sa politique voyages. Les hôtels, autrefois absents des négociations centralisées, sont désormais disponibles à la réservation. Ils font partie d'accords centralisés par le service des achats du groupe. De plus, la mise en place de la solution leur a permis d’élargir le nombre de leurs fournisseurs, surtout dans l’hôtellerie, pour ainsi faire primer le coût.

KDS Corporate facilite l'application d'une politique de développement durable

SFR bâtit son développement sur des bases solides et citoyennes. Aussi en déployant KDS Corporate, SFR poursuivait aussi l’objectif de promouvoir un comportement citoyen et de mettre en place une politique voyage visant à sensibiliser ses collaborateurs aux questions environnementales et de réduire les émissions de gaz à effet de serre.

L’utilisation d’une solution en ligne de réservation est une aide à la mobilité pour SFR. Le collaborateur SFR muni de sa clé 3G+ peut réserver son voyage via son ordinateur portable sur Internet. Autre avantage de KDS Corporate, un contenu spécifique peut-être poussé sur la page d’accueil de l’application. La solution est ainsi rapidement devenue pour les collaborateurs de SFR un portail d'informations voyages complet. L'écran d'accueil alerte le voyageur d'un changement de procédure ou de la disponibilité d'un nouveau service.

Quant au responsable voyage, il peut utiliser le module d'administration de l’outil pour ajuster les règles de la politique voyage. C'est ainsi que pour respecter sa charte de développement durable, et réduire de 10% les émissions de CO2, SFR a profité de KDS Corporate pour basculer la quasi-totalité de son trafic entre Paris et Marseille sur la SNCF.

Prochaine étape : les notes de frais

SFR compte maintenant tirer parti de l'ensemble des fonctionnalités de la solution de bout en bout KDS Corporate et envisage d’activer le module de traitement des notes de frais.

La mise en place d'un système de gestion des notes de frais en ligne, associé à la distribution de cartes affaires fait partie des meilleures pratiques de l’entreprise. Par ailleurs, seul un système de bout en bout, traitant la réservation et la gestion des notes de frais de manière intégrée, donne à l'entreprise une vision complète des dépenses voyages et la garantie d'une information juste tout en réduisant au maximum le fastidieux travail de saisie pour les collaborateurs et en facilitant la tâche de réconciliation pour les comptables.

Ariba

mhanus — Wed, 24 Oct 2007 14:09:49 +0200

Partner Type:

Technology

Teaser:

Leader des solutions de maîtrise des dépenses (Spend Management), Ariba, Inc. aide les entreprises à améliorer leurs résultats financiers, rapidement et durablement. Partout dans le monde et dans tous les secteurs d’activité, les entreprises qui réussissent utilisent les logiciels et les services de maîtrise des dépenses d’Ariba.

Lisez le communiqué de presse annonçant le partenariat entre Ariba et KDS : http://www.kds.com/fr/kds-renforce-la-solution-de-gestion-des-achats-de-voyage-d-ariba

Description:

Lisez le communiqué de presse annonçant le partenariat entre Ariba et KDS : http://www.kds.com/fr/kds-renforce-la-solution-de-gestion-des-achats-de-voyage-d-ariba

Website:

http://www.ariba.com

Logo:

Attached Success Stories:

Ariba & KDS - Travel Managers : comment gérez-vous vos dépenses ?

Attached Documents:

Etude de cas Ariba - KDS (en anglais)

Ariba & KDS - Travel Managers : comment gérez-vous vos dépenses ?

mhanus — Mon, 24 Sep 2007 14:23:54 +0200

Description:

L'industrie du voyage voit se dessiner trois grandes tendances :

Des solutions intégrées de réservations de voyages et de notes de frais.
Un intérêt accru des départements achats pour la gestion de tout type de frais (incluant le voyage).
Un focus tout particulier sur la conformité des règles, des contrats, des politiques pour toutes les dépenses engagées.

Ariba a étendu sa gestion des frais et voyages grâce à l'intégration de la version 6.0 de KDS Corporate dans sa plateforme de solutions de maîtrise des dépenses

Téléchargez l'étude de cas pour en savoir plus (document en anglais)

Publication Date Auto:

1190636634

notes de frais

Seminaire Web - 20 Nov

Ne passez pas à côté d'importantes d'économies !

Automatisez la gestion des frais

KDS lance KDS express, la première solution logicielle SaaS de gestion complète des frais de déplacements à destination des PME

Les avantages d'une solution unifiée pour la gestion des notes de frais et des voyages.

Lors de l'implémentation :

KDS express permet de:

Ses principales fonctionnalités sont :

La gestion des frais de déplacement en ligne

Frais et Voyages : épisode 1 "La solution magique"

Etude KDS sur les Notes de Frais

Deuxième étude mondiale menée par KDS sur les notes de frais

"Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es" Tendances : France – Grande-Bretagne – Etats-Unis

Frais de Déplacements

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Boston Scientifique et KDS : centralisation des réservations de voyages et gestion des notes de frais

01 Informatique - 13 Mars 2008

Mise en place d'une application web couvrant la réservation de voyages d'affaires jusqu'au remboursement des notes de frais...

"Ce projet nous a séduits car il rationalise la gestion des notes de frais et fiabilise les données qui vont alimenter le progiciel financier"

"Le nomade n'a plus qu'à saisir ses dépenses en liquide. Sa note de frais se transforme alors automatiquement en fichier qui peut être importé dans SAP"

01 Informatique - Dossier Management P.60

SFR augmente le bien être de ses voyageurs avec KDS Corporate Version 6

Une politique voyage verte et un investissement rentabilisé en une année

Responsabilisation des utilisateurs et optimisation de la gestion des fournisseurs

KDS Corporate facilite l'application d'une politique de développement durable

Prochaine étape : les notes de frais

Ariba

Ariba & KDS - Travel Managers : comment gérez-vous vos dépenses ?

L'industrie du voyage voit se dessiner trois grandes tendances :

"Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es"
Tendances : France – Grande-Bretagne – Etats-Unis